Introducción

Los tiempos han cambiado

La percepción del control horario ha evolucionado mucho los últimos años. Antes se percibía como un sistema muy intrusivo, pero con el tiempo y la aparición de nuevas soluciones, las organizaciones son cada vez más conscientes de sus beneficios. Los sistema modernos de control horario ya no se limitan a un simple control de presencia o de asistencia, ahora:

  • Nos ayudan a saber cómo se gestiona el tiempo
  • Aumentan la productividad
  • Facilitan un reparto equilibrado de las cargas
  • Se adaptan a las nuevas formas de trabajo como el teletrabajo y los horarios flexibles.

Beneficios del control horario

Mejorar la Gestión del Tiempo

En un contexto económico difícil donde muchos mercados están saturados, con un entorno tecnológico que propicia la volatilidad de la demanda y el aumento de las exigencias de los consumidores, la competitividad entre las empresas se hace cada vez más dura.

La importancia de la calidad de los servicios es primordial para poder desmarcarse de los competidores y el tiempo se ha convertido en una variable estratégica para las organizaciones porque, más que nunca, "el tiempo es oro". El tiempo se tiene que planificar, deber ser gestionado y controlado correctamente. El rendimiento de la compañía depende de ello.

La gestión del tiempo, por lo tanto, pasa a ser uno de los muchos indicadores que deben usar las organizaciones para tomar decisiones acertadas. Como cualquier indicador clave debe ser medible y cuantificable. Sólo así, con datos objetivos, podremos saber si es mejorable y dónde deberíamos apuntar para lograrlo.

Desde el punto de los empleados, es muy importante que tomen conciencia de cómo gestionan su tiempo. La diferencia entre la percepción que uno tiene de las horas trabajadas y la realidad es asombrosa. Una persona puede pasarse más de 10h en la oficina pero ¿Cuánto tiempo ha trabajado realmente?

Los empleados necesitan datos objetivos de acerca de su actividad para poder darse cuenta de:

  • Cuál es su actividad real
  • La cantidad de interrupciones a los que están sometidos a lo largo del día
  • Cuánto tiempo invierten en reuniones que no siempre aportan 

Gracias al sistema de control horario y a los datos que proporciona podrán trabajar sin procrastinar evitando los ladrones de tiempo. Conseguirán acabar sus tareas en menos tiempo, podrán reducir su tiempo de presencia en la oficina y mejora la conciliación.

Desde el punto de vista de la organización un sistema de control horario permite entender cómo trabajan los equipos para gestionarlos mejor. Los responsables de departamento pueden:

  • Analizar el reparto de las cargas de trabajo para equilibrarlo
  • Comprender cómo asignar los recursos
  • Identificar con claridad los cuellos de botella y redefinir los procesos
  • Evaluar de forma objetiva el rendimiento individual de las personas

Gracias a la implementación de un sistema de control horario desaparece el presencialismo para dejar paso a una cultura de gestión por objetivos.

 

Aumentar la productividad

Toda mejora en la gestión del tiempo tiene un impacto directo en la productividad de una empresa. Una buena gestión del tiempo pasa por una definición clara de los objetivos y una priorización de las tareas. Las organizaciones deben comunicar la estrategia empresarial a los empleados para hacerles partícipes de los procesos.

Las personas no trabajan más sino mejor. Pueden concentrar sus esfuerzos en aquellas tareas que realmente aportan valor a la organización, consiguen producir más en menos tiempo y, por lo tanto, se reducen los costes.

Los empleados pueden acabar su jornada laboral sin tener la frustración de haberse dejado un montón de cosas por hacer. Ven sus esfuerzos reconocidos y por lo tanto su motivación aumenta siendo uno de los factores que más influyen en los niveles de productividad. Las empresas más motivadas siempre son las que obtienen mejores resultados.

Saber planificar, organizar el tiempo y las tareas influirá directamente sobre los niveles de calidad de los servicios que ofrecemos y, por consecuencia, sobre el nivel de satisfacción de nuestros clientes.

 

Implementar políticas de flexibilidad y teletrabajo de forma segura y controlada

Tenemos que adaptarnos a los cambios del entorno actual. La creciente necesidad de conciliar la vida laboral y personal y los cambios del entorno tecnológico han convertido el teletrabajo  en un importante activo para captar y retener a empleados de gran cualificación. 

Internet, los dispositivos móviles o las redes sociales han eliminado los límites de tiempo y espacio de lo que se definió en su momento como puesto de trabajo. Las organizaciones tienen que adaptarse a estos nuevos modelos si quieren atraer el talento y mantener sus equipos motivados.    

No obstante en España, solo un 13% de las empresas ofrece esta opción  a sus empleados y únicamente un 7% de los empleados lo ejerce

La principal reticencia que tienen las organizaciones a la hora de implementar modelos de teletrabajo es la falta de control sobre cómo puede impactar el rendimiento de la compañía. Si las organizaciones disponen de un sistema de control horario que les permite demostrar que los niveles de productividad son iguales o superiores en entornos de teletrabajo, las barreras desaparecen.

La clave para transición supone una evolución desde la cultura de “la presencia” a la cultura de “la eficiencia” y, para ello, es fundamental trabajar con valores en torno a la confianza, la autonomía y la corresponsabilidad.

 

Normativa española

 

El pasado 8 de marzo se aprobó una nueva ley de control horario que tiene como objetivo garantizar el cumplimiento de los límites en materia de jornada, de crear un marco jurídico para los trabajadores y las empresas y facilitar el control de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. 

¿Qué establece el decreto Ley?

  • Las empresas estén obligadas a implementar un sistema de registro de la jornada laboral. 
  • El registro diario de jornada deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora.
  • La empresa conservará los registros durante cuatro años. 
  • El incumplimiento de la normativa tendrá como consecuencia multas de entre 626 a 6.250 euros para las empresas.

Más información sobre nueva ley de control horario

Time@Work

Software de control horario

Registro entrada y salidad

Time@Work es un software de gestión del horario laboral especialmente diseñada para empresas cuyos empleados trabajan principalmente con dispositivos tecnológicos.

La aplicación se instala en cuestión de minutos en los ordenadores de los empleados y permite recopilar, de forma 100% automática, la actividad de las personas.

 

  • Elimina el tiempo de fichaje, los empleados no tienen que rellenar hojas de presencia.
  • Disminuye las tareas administrativas del departamento de RRHH que tiene que procesarlas. Todo es automático, preciso y objetivo
  • Ahorra tiempo y dinero para gestionar las retribuciones de las horas extra. Proporciona completos informes de las horas extras.
  • Es una herramienta colaborativa y transparente. Los empleados pueden consultar sus datos y tomar conciencia de cómo gestionan su tiempo. Son más productivos y están más motivados.
  • Los managers pueden fácilmente analizar los resultados de sus equipos, evaluar el rendimiento, mejorar el reparto de las cargas de trabajo y la asignación de recursos.
  • Es un software flexible y móvil adaptado a los nuevos entornos laborales.

Informe registro horario laboral

 

 

HORARIOS DE ENTRADA Y SALIDA Time@Work detecta de forma automática las horas de inicio y fin de la actividad. Estos datos se pueden ver de forma detallada por día y empleado o resumida por empleado para un período de tiempo.
DATOS DE ACTIVIDAD REAL

Time@Work calcula la actividad real de las personas (tiempo de trabajo), no solo el tiempo de presencia.

DESGLOSE DE LA ACTIVIDAD Time@Work mide el tiempo de trabajo en el ordenador y el tiempo de trabajo offline (reuniones, visitas comerciales, llamadas etc.). Los managers disponen de datos para entender las dinámicas de trabajo.
PAUSAS

Time@Work mide el tiempo de pausas y proporciona tanto tablas de datos detallados como gráficas en un interface amigable.

HORAS EXTRAS

Time@Work ofrece detallados informes de horas extras que se calculan en base a los datos de actividad real y al tiempo esperado de trabajo de cada empleado.

Time@Work Prueba gratuita  Mucho más que un simple control horario

"Mejoramos nuestra eficiencia, tomamos decisiones más objetivas y todo el mundo es más consciente y responsable con su tiempo. Ese rigor se nota en la calidad que brindamos a nuestros clientes"

Ramón Montané Benet Co-Founder Stratesys

"Logitravel no sólo consiguió incrementar la productividad del conjunto de sus empleados sino que continua usando Time@Work en sus procesos de mejora continua."                                                       

Tomeu Bennasar Director general Logitravel

Ebook Gratuito [PDF]

Las mejores herramientas para el control horario

 

Las mejores herramientas de control horario

¿Quieres notar una mejoría en el rendimiento de las personas sin tener que realizar una gran inversión?

¿Quieres que tus empleados estén motivados, pero al mismo tiempo garantías de que son productivos?

Nosotros queremos ponértelo fácil con el ebook "Las herramientas de control horario más eficientes del mercado".

¿Qué encontrarás en la guía?

  • Desmontando los mitos del control horario
  • Test interactivo: ¿Necesitas un control horario?
  • Ventajas para los empleados
  • Aspectos y obligaciones legales para las empresas
  • Cómo ahorrar gracias al control horario

¡Y mucho más!