Guía 8 pasos para implantar el registro de jornada en tu empresa

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Qué herramienta elegir para fichar en el trabajo

Publicado el 7 enero 2020

A la hora de escoger la herramienta adecuada de fichaje en el trabajo es importante elegir un proveedor tecnológico sólido y flexible, con experiencia y conocimiento del mercado. La herramienta seleccionada debe ser lo más completa (que incluya gestión de pausas o vacaciones), versátil (manual o automática), sencilla de usar e implementar, adaptable a las distintas situaciones laborales y tipos de trabajadores (teletrabajo, horarios flexibles, personal que desarrolla su jornada en la sede de clientes, etc.) y utilizable desde diversos dispositivos como ordenadores o teléfonos móviles.

Fichar en el trabajo

Una vez definido el acuerdo o política de registro de jornada hay que escoger una herramienta que permite a los empleados fichar en el trabajo y llevar el registro según lo acordado y sin interferir con los flujos de trabajo de la compañía. Recordemos que el primer paso para implementar el registro horario consiste en analizar los puestos de trabajo. Sólo de esta forma podremos buscar una herramienta que se adapte a todos los empleados. La adopción de la solución debería estar sujeta a la realización de una prueba piloto que permitirá validar que se adecua al modelo definido y que cumple los requisitos legales.

  • Proporcionar información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori, ya sea por el empresario o por el propio trabajador.
  • Que esté disponible en el centro de trabajo y sea accesible en cualquier momento por los trabajadores, su representante o la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
  • Un sistema ágil y flexible que se adapte a todos los perfiles de puesto de trabajo. Que permita que los datos de entrada y salida se pueden recoger a través del reporte manual de los propios empleados o de forma totalmente automática y en tiempo real, facilitando la obtención de informes por día.
  • Que permite registrar y documentar los tiempos de descansos u otras interrupciones de modo que se pueda definir el tiempo de trabajo efectivo diario.
  • Que disponga de un gestor de vacaciones y ausencias para que los empleados puedan solicitar e informar de sus periodos de descanso de manera centralizada y coordinada con toda la organización y que, dichos descansos, se reflejen en los informes de registro de jornada mensuales.
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En definitiva, para poder cumplir la ley de registro horario, debemos seleccionar un software de control horario que sea lo más flexible posible. Un sistema multidispositivos. Es necesario elegir un software de control horario que permita fichar desde cualquier lugar para adaptarnos al nuevo entorno laboral, a la flexibilidad laboral y al teletrabajo. 

También debemos pensar en los empleados. Aunque la ley obliga la empresa a llevar el registro horario, la responsabilidad del fichaje se traslada a los empleados. Es importante, por lo tanto, hacerles participes del proceso dándoles acceso a sus datos de registro. Es también una forma de ayudarles a gestionar su tiempo de forma transparente. 

Finalmente, la herramienta de fichar debería ofrecer funcionalidades adicionales valiosas tanto para el departamento de Recursos Humanos como para los Managers y empleados como, por ejemplo, un gestor de vacaciones. De esta forma, a través de una única solución, sería posible llevar el registro obligatorio de jornada, así como gestionar también los días de vacaciones y ausencias mediante un sistema de solicitudes y validaciones.

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