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Pasos a seguir para controlar un proyecto fácilmente

Publicado el 15 abril 2019

En la gestión de proyectos, no es suficiente tomar una decisión o confiar una tarea a un colaborador para asegurarse del resultado: es imperativo llevar un control del proyecto utilizando una herramienta de monitoreo para asegurarse, de forma periódica, que todo transcurre según lo previsto.

Pasos a seguir para controlar un proyecto

El progreso del proyecto es responsabilidad del Project manager, que debe gestionar el equipo y garantizar que el equipo:
• Avanza en la dirección correcta
• Trabaja conjuntamente por un objetivo común: lograr los objetivos establecidos
• Respeta los recursos asignados: el presupuesto y los recursos humanos y / o materiales.
• Cumple los plazos
Además de controlar que el proyecto avanza hacia su objetivo final, el propósito del monitoreo es mantener la motivación y mejorar continuamente el rendimiento del equipo de proyecto.

¿Qué es el monitoreo del progreso del proyecto?

El monitoreo de las tareas del proyecto permite verificar que el proyecto se está llevando a cabo de acuerdo con el cronograma establecido y que los recursos humanos, materiales y financieros están bien utilizados. La gestión de tareas y el monitoreo no evita los problemas, pero permite detectarlos y reaccionar de inmediato para encontrar una solución adecuada.

Importancia del seguimiento de la evolución del proyecto

Una vez que se inicia un proyecto, no es suficiente realizar las tareas una tras otra para que se logren los objetivos y, por lo tanto, para que el proyecto sea un éxito. Por desgracia, la gestión de proyectos es más compleja que eso.
Para garantizar el éxito de su proyecto, es esencial que la distribución de tareas tenga en cuenta las habilidades y fortalezas de cada empleado involucrado. Cuando se asignan las diferentes tareas, es imperativo seguir su evolución a lo largo del proyecto para garantizar la coincidencia correcta entre la tarea y la competencia del colaborador, la buena estimación de los plazos y del presupuesto e introducir los ajustes necesarios. 

Además de darle visibilidad sobre el desempeño del equipo y los avances, el monitoreo también permite controlar los costes del proyecto en tiempo real, de acuerdo con el tiempo ya consumido. La gestión de costes del proyecto es fundamental para poder calcular la rentabilidad del mismo y el ROI.

Un cuadro de mando del progreso del proyecto

Para ayudarle a monitorear el progreso de su proyecto, por una parte necesita un software de gestión del proyecto y, por otra parte, debe planificar reuniones periódicas de seguimiento durante la vida del proyecto, así como definir los indicadores clave de rendimiento (KPI) que se van a analizar.

Actividad por proyecto

 

El software de gestión de proyectos le permite visualizar el tiempo invertido en cada tarea y, por consiguiente, en el proyecto. También, le ayuda a revisar cada tarea y clasificarla según su estado: completada, en curso o no iniciada.

Durante las reuniones, el project manager lidera la reunión y los colaboradores a cargo de las tareas deben participar y explicar tanto los avances que han logrado como los posibles obstáculos que se han encontrado. Se debe revisar el cronograma y actualizarlo si es necesario. Un vez más, la gestión de tareas es fundamental para que todos los actores entiendan lo que tienen que hacer, cuándo y cómo.

 

La reunión de seguimiento permite:

• Hacer un inventario de las tareas realizadas
• Identificar las tareas que deberían comenzar pronto
• Definir las nuevas tareas a agregar y aquellas que se pueden suprimir
• Tomar las decisiones necesarias en base a datos objetivos

Al final de la reunión, un informe detalla los retrasos observados, su origen y las acciones que se deben tomar para resolverlos, y el calendario actualizado.

En resumen

El proceso de seguimiento y control del proyecto hace posible verificar que las tareas se llevan a cabo de acuerdo con los plazos, los recursos, los costos y que los objetivos definidos al inicio son alcanzables. El uso de un gestor de proyectos es necesario para monitorear los progresos y garantizar que todo el equipo está alineado con los objetivos. Soluciones como WorkProject le permiten medir, de forma automática, el tiempo invertido en el proyecto, conocer el estado de las tareas, centralizar la documentación para una comunicación fluida entre los miembros del equipo y gestionar los costes y la rentabilidad de su proyecto.

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