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Los mejores softwares para la gestión de proyectos y tareas

Publicado el 6 agosto 2012

Los software de gestión de proyectos y tareas nacieron casi al mismo tiempo que los ordenadores. Estos primeros sistemas tenían capacidades limitadas y, según los estándares actuales, eran difíciles de utilizar. A día de hoy, las cosas han cambiado por completo.

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En la actualidad, hay una gran cantidad de software dedicados exclusivamente a la administración de proyectos para ordenador y se utiliza en casi todos los tipos de negocios. Con estos sistemas, pueden realizarse una infinidad de tareas: planear actividades, programar el trabajo a realizar, ver las relaciones entre las tareas, administrar los recursos, monitorizar el avance de un proyecto... En definitiva, son herramientas que nos van a facilitar mucho el trabajo en nuestro día a día. ¿Quieres saber cuáles son las mejores? Sigue leyendo. 

Los software para la gestión de proyectos cuentan con unas características excelentes para administrar recursos dentro de un proyecto. La mayor parte de estos paquetes crean y mantienen una relación de los recursos a los que pueden tener acceso todas las tareas. Normalmente la relación permite almacenar el nombre del recurso, el número máximo de unidades disponibles, tiempos extra y normal, así como los costos. Normalmente podemos consultar a través de estos software sobre si algunos recursos tienen conflictos de tiempo o si están asignados en exceso dentro de uno o varios proyectos que se realizan simultáneamente.

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Tipos de herramientas de tareas y proyectos

Partimos de la base que todos conocemos la diferencia entre gestores de proyectos y de tareas. No son lo mismo, ni cubren las mismas necesidades. Pero comparten un aspecto fundamental en los tiempos que corren: permiten reducir la procrastinación.

Existen diferentes tipos de aplicaciones destinadas a gestionar proyectos y tareas:

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  • Las básicas de gestión de proyectos, la mayoría incluyen cosas como las tareas, los equipos y las metas. Algunas incluyen características adicionales tales como el tiempo de seguimiento y facturación. 
  • También encontramos las wiki basadas en Project Management. Son otra opción para la gestión de proyectos.
  • Y por último, el software de seguimiento de tiempo. Son aplicaciones que sirven para hacer un seguimiento de tu tiempo o simplemente para medir nuestra propia productividad.

Además hay que tener en cuenta que el mundo del  GTD (Get Things Done) está de moda. En los últimos meses no paramos de ver nuevas aplicaciones de gestión de tareas, ya sean orientadas a un uso individual o en equipo. De repente, nos encontramos con que la sincronización es muy importante en este tipo de software, porque nos permite trabajar desde cualquier dispositivo y en cualquier momento, sin miedo a perder nada ni a tener las cosas desorganizadas. Por lo tanto también hay que dar importancia a los softwares que incluyen esta modalidad.

Recomendaciones de software para la gestión de proyectos y tareas

  1. WorkProject. Es una herramienta SaaS para medir y controlar tus proyectos de forma objetiva y automática. Con su novedoso sistema de reglas condicionales, único en el mercado, permite detectar de forma automática en qué proyecto estás trabajando e imputar el tiempo al mismo de manera precisa. No hay errores ni olvidos. Además puedes ver el tiempo que se ha invertido en cada proyecto y en tiempo real, permitiéndote ver el progreso que hace cada uno, y corregir los posibles problemas existentes. WorkProject permite también un análisis de las desviaciones a nivel de costes y tiempo respecto a tus previsiones iniciales. Lo más destacable es que puedes visualizar los datos desde varias perspectivas: por proyecto, por empleado o por departamento/grupo de trabajo. Dispone de una prueba gratuita de 15 días.
  2. Mindmapper. Ofrece flexibilidad a la hora de plasmar los pensamientos sobre su interfaz. Dispone de todo tipo de opciones visuales para organizar y establecer la jerarquía que quieras, y además los elementos que se insertan son fácilmente moldeables. Las formas en las que se pueden relacionar nichos de información son inagotables. También se puede utilizar para gestionar mejor tu tiempo.
  3. Basecamp: otra buena alternativa que hace las veces de gestor de tareas y proyectos colaborativos en la nube manteniendo a todo el equipo implicado conectado y al día. Distribuye tareas según el proyecto y las personas o perfiles involucrados, establece objetivos, plazos y jerarquías para los empleados. No es gratuito pero puedes probarlo durante 60 días.
  4. Slack: aunque no es una aplicación de gestión de proyectos como tal, esta herramienta de comunicación unifica la práctica totalidad de las comunicaciones entre los empleados, y ahorra mucho tiempo. Dispone de su propio chat, resulta bastante fácil para compartir archivos y cuenta con diferentes versiones para smartphones. Otra de sus ventajas es que se integra con servicios como Google Drive, Dropbox, Heroku, GitHub, Trello y Zendesk.
  5. Asana. Es uno de mis últimos descubrimientos, una aplicación de GTD enfocada en la rapidez y la productividad. No es especialmente bonita visualmente, pero puedes hacer prácticamente todo con combinaciones de teclas y en un tiempo récord. Funciona a través del navegador web. En iOS hay una app nativa, aunque realmente ahora mismo es solamente una ventana a la aplicación web.
  6. Wunderlist. Los creadores de Wunderlist, el archiconocido gestor de tareas multiplataforma han actualizado su aplicación una serie de funcionalidades para la gestión de proyectos. Es un completo gestor de tareas, notas y usuarios pensado para centralizar en un solo sitio toda la actividad de un proyecto. Parece raro, pero todavía no tiene gestión de archivos adjuntos.
Estas son nuestras herramientas sugeridas para gestionar tareas y proyectos. Por supuesto, en el mercado encontrarás muchas más ¿Echas alguna en falta?

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Tags: Mejora de Procesos, software de productividad, gestión de proyectos, Herramientas empresariales

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