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Las mejores herramientas para gestionar el email y tus reuniones

Publicado el 25 octubre 2017

En este post te ofrecemos algunas de las mejores herramientas, consejos y técnicas para que aprendas a sacar el máximo partido a tus emails y reuniones optimizando tus horas productivas. Veamos cómo:

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La mayoría de expertos en eficiencia recomiendan no vivir atados a nuestra cuenta de email. Ser conscientes de cuándo consultamos nuestra bandeja de entrada, leer solamente el asunto de los emails y planificar su respuesta nos ayudará a ser más productivos, además ya no debes temer olvidarte de un email importante. En la actualidad existen herramientas digitales que te ayudarán en esta y otras tareas.

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Si quieres tener tu bandeja de entrada organizado, no debes pasar por alto el sistema Inbox Zero que archiva los mensajes innecesarios y clasifica los no leídos según su utilidad, al mismo tiempo que disminuye la suscripción a publicidad para no malgastar el espacio de tu cuenta. Con otros gestores como Mailbox o Boomerang, podremos marcar como leídos los correos, archivarlos, eliminarlos e incluso añadirles un temporizador para que el programa nos recuerde cuándo queremos releerlos para contestarlos.

Una vez tengas tu email organizado, tienes que aprender a optimizar su utilización y la clave para ello es aprovechar el efecto de producción en Batch que dice que existe un coste de arranque en cualquier actividad. Para ello, para ahorrar ese coste de arranque, responde a aquellos emails relacionados con una misma actividad al mismo tiempo. Incluso puedes mejorar tu cuenta de email instalando herramientas como Canned Respones (Respuestas Prediseñadas), que te permite almacenar y grabar respuestas modelo para usarlas cuando tengas que responder lo mismo sin tener que escribirlo cada vez. Eso sí, acuérdate de rellenar los datos cada destinatario en el email.

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Otro de los grandes ladrones de tiempo son las reuniones. En la literatura de la productividad se ha escrito mucho ya sobre la optimización de las mismas para aumentar las horas productivas: planificarlas sólo y cuando sean esenciales, organizarlas por objetivos y tiempos, enviar la documentación a tratar de antemano, organizar turnos de habla… Consultando expertos en Recursos Humanos, aparecen consejos más novedosos, que pueden resultar llamativos como: quitar las sillas de la mesa de reunión (si la gente no está cómodamente sentada, querrá acabar antes la reunión y seguir con sus tareas), tener listo el material multimedia que necesites de antemano e incluso permitir que los asistentes digan las ideas más disparatadas que se le pasen poro la cabeza –lo que puede ser un disparate para ellos, puede inspirar a otro trabajador-.

Aplicaciones para crear y organizar reuniones

En esta ocasión queremos ofrecerte algunas de las aplicaciones que nosotros destacamos para que seas más productivo a la hora de fijar nuevas reuniones y llevarlas a cabo:

Evernote. ¿Quién no ha oído hablar de esta herramienta? No te olvides de ella en tus reuniones ya que podrás hacer notas con las ideas básicas y contextualizar la información de la reunión haciendo fotografías de los bocetos y añadiendo audio a tus notas. Así no tienes que preocuparte si más adelante no recuerdas lo que se había dicho sobre un determinado tema. Además, al estar en la nube y ser multiplataforma, podrás acceder a ella y editarla de forma sincronizada en cualquier dispositivo.

Any.Do. ¿Por qué esperar a terminar la reunión para planificar las tareas que debes hacer? Con esta herramienta podrás crear tareas de forma intuitiva y geolocalizarlas para recibir avisos por ubicación geográfica.

Si eres tú el encargado de organizar la reunión también deberías conocer una serie de consejos para que tus reuniones sean productivas. De hecho:

¿Sabías que según un estudio realizado por OVUM y Join.me por LogMe, los ejecutivos senior pierden una media de cinco días y 19 horas cada año debido a reuniones que empiezan más tarde de lo previsto?

Para ello, fija el tiempo exacto en el que empezará la reunión y también el tiempo máximo que se puede alargar, comparte el orden del día, fija un moderador/director y prioriza reuniones del tipo “Cómo afrontamos el problema X de un proyecto” sobre reuniones del tipo “charlemos sobre un proyecto”. Además, también existen toda una serie de herramientas de software novedosas que te permitirán sacarles el máximo partido:

AgreeDo nos ayudará a planificar las reuniones que organicemos, invitando a los particpantes, enviándoles la documentación y asignándoles a cada uno la tarea que deben traer para la reunión (un informe, una demo, gráficas…) y la fecha límite de entrega. Con esta herramienta nos aseguraremos que cada asistente se haya preparado la reunión para poder sacar conclusiones una vez finalizada.

Doodle te permite encontrar un momento en el que todos los participantes de la reunión puedan asistir. TimePal, te permite organizar reuniones con personas de todo el mundo, ya que ofrece tablas de zonas horarias para comparar con las que escoger el momento más adecuado y notificar a los partícipes por email.

Como vemos, existe una infinidad de herramientas para aumentar tus horas productivas. Todas ellas si además están integradas con un software de productividad laboral que te ofrezca datos métricos sobre tu tiempo en el trabajo pueden ayudarte a mejorar tus horas productivas considerablemente.

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Tags: reuniones eficaces, gestión del tiempo, ladrones del tiempo, agenda laboral, horas productivas

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