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Gestión de proyectos: concepto, beneficios y fases

Publicado el 17 septiembre 2015

Antes de empezar a planear un proyecto, hay que saber qué es la gestión de proyectos, conocer qué fases la conforman y qué beneficios aporta dicha gestión. Tanto si te estás iniciando en el mundo de la gestión de proyectos como si ya has adquirido experiencia, este artículo seguro que te será de utilidad. 

los fundamentos de la gestión de proyectos

¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos son todas aquellas acciones que debes realizar para cumplir con una necesidad definida dentro de un periodo de tiempo durante el cual se utilizan recursos, herramientas y personas, que tienen un coste que se ha de tener en cuenta cuando se realiza el presupuesto. Al final siempre obtienes unos productos finales que deben corresponder a los objetivos iniciales.

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El objetivo cuando se hace una gestión de proyectos, al fin y al cabo, es que hagas un producto original  y que este cumpla una necesidad específica del cliente. Suele ser más complicado que con la manera de comercializar estándar, en la que un cliente compra un producto para cubrir su necesidad. Sin embargo, en un proyecto, el producto tiene que cumplir una necesidad específica que debe ser clara. Esta es una de las dificultades de la gestión de proyectos, ya que no suelen haber precedentes en la organización.


Beneficios de la gestión de proyectos

 

los beneficios de la gestión de proyectos

A la hora de gestionar un proyecto puedes encontrar varios beneficios que ayudarán a tu empresa en diferentes ámbitos:

- Posibilita una respuesta rápida a las diferentes demandas del mercado, ya que se maximiza la capacidad de reacción de los empleados, y se consigue más a un coste menor aunque más allá de cumplir con los objetivos presupuestarios es muy importante aportar valor añadido y calidad. Cuando gestionas un proyecto has de encargarte de que los trabajadores sepan todas sus responsabilidades para poder cumplir la misión. Consecuentemente, estos encuentran maneras de mejorar el proyecto, y ahorrar en costes y tiempo.

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- Externamente, gracias a la gestión de proyectos aportas una visión de conjunto y de mejora en la comunicación de la empresa. Se fija objetivos globales en la organización, por lo tanto se tiene también un presupuesto general y costes de empresa de toda la organización. Con una buena gestión de proyectos, se crea una mejor transferencia de información entre los diferentes departamentos, y se marcan prioridades con más facilidad.

- Te permite aprender de las lecciones del pasado, creando lo que se conoce como “Know How”, te permite utilizar la experiencia de planificación, y usarla para proyectos futuros. Durante las fases de ejecución y desarrollo del proyecto se identificarán errores, se corregirán permitiendo definir procesos más optimizados y crear buenas prácticas que se podrán reutilizar. 

- Tienes una correcta información sobre la verdadera capacidad del equipo de trabajo, ya que en la gestión de proyectos se maximizan las sinergias entre los empleados de la organización. Uno de los principales roles del director de proyectos es conseguir que las personas trabajen de forma sincronizada, en armonía. Saber identificar los problemas, gestionar los conflictos, negociar, dinamizar la cooperación son cualidades imprescindibles que debe tener un buen Project manager.  

- Hay una visión enfocada en el cliente. Como hemos comentado antes durante el apartado de beneficios, un proyecto siempre centra la atención en el cliente, para cubrir una necesidad específica de este.

- Asegura calidad, ya que te permite proporcionar al cliente un producto que cumple los requisitos de este, y con la adecuación de uso. Una entrega puntual,  exceder el presupuesto y cumpliendo con las expectativas de calidad del clientes permiten consolidar  la imagen de marca y generar oportunidades de negocio a su organización.

 

Fases en la gestión de proyectos

 

fases de la gestión de proyectos

A la hora de gestionar un proyecto, hay que tener en cuenta que este tiene varias fases, las cuales siempre son las mismas, y son cuatro:

  1. Planificación: La planificación es la primera fase en la gestión de un proyecto, y es previa al desarrollo de este. En esta fase has de definir cuáles serán las actividades que se tendrán que hacer, estimar la duración del proyecto. También has de indicar cuáles serán los recursos necesarios para poder llevar a cabo con éxito el proyecto.
  2. Programación: Esta es la segunda fase de la gestión de proyectos, y consiste en crear el calendario de ejecución del proyecto, indicando en qué fechas se hará cada parte del proyecto, incluyendo la de inicio y la de fin. Esta fase junto la de planificación, son previas al inicio del proyecto.
  3. Seguimiento y control: Esta fase es la única fase de toda la gestión que se hace durante el proyecto. Consiste en seguir y controlar su ejecución. Es decir, obtener datos de la evolución y tomar las medidas correctas en caso de que hubiese algún inconveniente. La flexibilidad y la capacidad de reacción son fundamentales para una buena gestión de proyecto. No seamos ingenuos, por mucho que planifiquemos un proyecto siempre habrá que introducir cambios para resolver una incidencia, facilitar el trabajo de los hombres y mujeres involucrados, etc. La capacidad de adaptación y de gestión del cambio son dos factores importantes si queremos tener éxito.  
  4. Análisis y evolución: Esta es la cuarta y última fase de la gestión de proyectos, la cual sucede ya después de haber terminado el proyecto. En esta lo que se hace es medir las diferencias entre lo que se había previsto durante la fase de planificación, y lo que realmente ha sucedido, normalmente se suele medir sobretodo el presupuesto planeado y el coste real. Esta fase es importante también porque permite observar los errores que se han cometido durante todo el proceso, y aprender de la experiencia para los proyectos futuros.

Amplía información sobre la gestión de proyectos con estos artículos:

Cuéntanos tu experiencia en torno a la gestión de proyectos.

¿Cómo te iniciaste en este campo? ¿gestionas proyectos actualmente en tu empresa? ¿te has formado específicamente o has ido aprendiendo sobre la marcha? ¿qué herramientas utilizas actualmente en la gestión de tus proyectos?

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Tags: gestión de proyectos, gestor de proyectos

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