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¿POR QUÉ GESTIONAR LA DEPENDENCIA ENTRE LAS TAREAS ES IMPORTANTE?

Publicado el 18 abril 2019

Programar tareas y tener en cuenta sus dependencias es esencial para garantizar el buen funcionamiento y la gestión de sus proyectos. Debe saber que un proyecto no es simplemente una sucesión de tareas independientes sino que es un conjunto de tareas interrelacionadas para que el proyecto avance en la dirección correcta y tenga éxito. En este post, veremos cómo administrar estas dependencias.

gestión de tareas

¿Qué es la dependencia?

Muy a menudo, las tareas de un proyecto están interelacionadas y es entonces cuando se habla de dependencia entre las tareas. La dependencia entre tareas significa que el inicio una tarea depende de la finalización de otra anterior; es decir, que hay una relación entre una tarea y otras tareas. Una tarea mal realizada o que se retrasa, implica consecuencias para otras tareas y para el proyecto porque todo está enlazado. En el proceso de gestión de proyectos, la gestión de tareas consiste en listar todas las tareas necesarias para llevar a cabo el proyecto y definir la dependencia entre ellas. Es lo que permite elaborar la planificación del proyecto y el cronograma. El objetivo es asegurarse de que una tarea se haya completado antes de comenzar otra. Así se anticipa y evita todo tipo de errores o problemas.

¿Cómo gestionar la dependencia entre tus tareas?

Planificar un proyecto no siempre es fácil. Necesita un software de gestión de proyectos que le permita planificar y administrar el proyecto con agilidad. Necesita una solución donde pueda configurar las distintas tareas a completar y asignarlas a las personas responsables de su ejecución. La interfaz debe permitirle visualizar las tareas y el cronograma en un diagrama de Gantt. Una vez listadas todas las tareas, debe definir el orden en el que se tienen que ejecutar y relacionar o “encadenar” las que son dependientes las unas de las otras. Asimismo, debe determinar el tiempo impartido para cada tarea y, por lo tanto, al proyecto en su conjunto.

Una vez finalizada la fase de planificación, empieza la fase de control del proyecto y de gestión de las tareas. En todo momento, debe poder medir el tiempo real que se ha invertido (tiempo consumido) en las tareas y evaluar los avances con las personas responsables de su ejecución. La fase de seguimiento es fundamental. El Project manager debe disponer de herramientas que le permiten controlar el proyecto y gestionar los equipos del proyecto para garantizar su éxito. Deberá prestar especial atención al desarrollo de las tareas interelacionadas ya que, como lo hemos mencionado, cualquier retraso tiene repercusión sobre todo el proyecto. Sólo así, podrá comprobar si se cumplen los plazos o, de lo contrario, si tiene que proceder a re-ajustes de tiempo y recursos.

Beneficios de la gestión de tareas:

Planificar y tener un cronograma coherente

Tener una dependencia entre tareas le permite planificar su proyecto de manera consistente al priorizar las tareas en un orden específico. Ordenar las tareas en el orden correcto tiene como objetivo llevar al éxito de su proyecto. Si su cronograma no tiene coherencia será difícil para usted y su equipo consigan sus objetivos.

Mejorar la gestión de los retrasos

Dado que existe un vínculo entre las tareas, si una de sus tareas se retrasa, afectará automáticamente a todas las tareas dependientes. Es decir que la fecha de finalización de las tareas siguientes se cambiará de acuerdo con la tarea actual. También es posible hacer lo contrario. Si finaliza una tarea antes de lo esperado, las tareas que dependen de ella se avanzarán automáticamente. Gracias a esta relación entre tareas, podrá anticipar retrasos y acelerar su programación.

Minimizar los errores

La buena gestión de la dependencia entre sus tareas le permitirá evitar la repetición de la misma tarea. De hecho, sin poder visualizar las dependencias es difícil tener una planificación coherente. Si no se gestiona las tareas, es más fácil cometer errores sobre el orden de las tareas a realizar. Los errores se identifican tarde y, generalmente, es necesario repetir ciertas tareas; Habrá perdido tiempo y dinero. Pero si configura una dependencia entre sus tareas, podrá anticipar y reajustar su programación antes de que sea demasiado tarde.

El Project manager necesita herramientas que le permitan optimizar la gestión del proyecto. Gestores de proyecto como Workproject le permiten:

  • Definir, configurar y asignar las tareas
  • Planificar y visualizar todo el proyecto en un diagrama de Gantt
  • Medir de forma automática el tiempo invertido en cada tarea y compararlo con las previsiones iniciales.
  • Re-ajustar de forma ágil el cronograma o los recursos si es necesario
  • Calcular en tiempo real el coste del proyecto para comprobar si está alineado con el presupuesto

No dude en probar WorkProject, nuestra herramienta de gestión de proyectos. Asegúrese de terminar su proyecto a tiempo y de maximizar el retorno de la inversión.

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