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Cómo motivar a tus empleados para que registren su tiempo

Publicado el 19 abril 2018

Cada minuto de tu tiempo y el de tus empleados tienen un impacto real en los beneficios de tu empresa.

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Por norma general, a los empleados no les gusta rellenar sus hojas de asistencia. Diferentes estudios y encuestas han revelado que conseguir que los empleados controlen su tiempo y su productividad es el mayor desafío al que se enfrentan los directivos al adoptar un sistema de registro del tiempo.

¿Por qué? Porque el tiempo perdido cuesta tiempo y dinero.

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Según Harvard Business Review, las horas de trabajo que no se registran podrían estar costando a la economía estadounidense 7.4 billones de dólares cada día. Cuando cada minuto tiene un valor real, el seguimiento de las horas de los empleados puede tener un gran impacto en tu negocio.

El tiempo es una métrica comercial tan importante como cualquier otra, y para ello es importante conseguir que tu equipo perciba el registro del tiempo como una actividad productiva en lugar de como una tarea rutinaria y sin valor.

Para ayudarte a resolver este problema, te vamos a contar unos breves consejos sobre cómo convencer a tus empleados de que registren su tiempo correctamente. Los consejos que compartimos aquí se basan en las experiencias de nuestros clientes, así como las de nuestro propio equipo.

 

Comunica los beneficios de registrar sus tiempos de trabajo

La confianza es crucial para una cooperación exitosa. Obligar a tus empleados a rastrear su tiempo sin ninguna explicación generará una cultura de sobre control y sospechas que pueden tener el efecto contrario y llevar a que las personas hagan “trampa” con sus registros de tiempo.

Para evitar esto, asegúrate de que todos en tu equipo comprendan para qué necesitas datos de registros del tiempo y qué beneficio les aporta a ellos, a la empresa y a los clientes. La honestidad y una clara comunicación contribuyen en gran medida a establecer confianza y, si lo haces bien, es posible que ni siquiera necesites los siguientes consejos.

Recuerda que la productividad de los empleados a menudo se reduce simplemente a buenas prácticas de gestión, por lo tanto, mantén una comunicación abierta y fluida con las personas.

 

Asegúrate de tener claras las directrices de tu plan

Si deseas que el seguimiento del tiempo funcione necesitarás herramientas. De lo contrario, tus informes se volverán inútiles si las personas no hacen un registro correcto de su tiempo. Antes de que tu equipo comience a registrar, explica a todos los involucrados cuál es la forma correcta de rastrear los tiempos.

Al igual que con el primer punto, explicar por qué algo debe hacerse de una manera específica facilitará la adopción del sistema.

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Ayuda a cada empleado con la configuración inicial de la herramienta

Según la herramienta a utilizar, la configuración inicial puede ser extremadamente simple y apenas requiere orientación o tremendamente compleja. Pero ten en cuenta que, si deseas que tus empleados hagan un registro de sus tiempos mediante la herramienta que hayas decidido implementar, es importante que se sienten arropados por los mandos intermedios ante cualquier tipo de duda o ayuda que necesiten.

Además, ten en cuenta que cuantos menos obstáculos haya entre el usuario y la herramienta, mayor será la probabilidad de que lo adopten con éxito. Si las personas no entienden algo, no lo usarán.

 

Comparte los informes en la TV de la sala de reuniones

A menos que los registros de tiempo deban ser privados, compartir los informes con tu equipo es una excelente forma de generar confianza.

Si tiene una televisión en tu oficina o sala de reuniones, úsela para mostrar los datos de seguimiento del equipo. De esta forma, las personas pueden ver el impacto de su trabajo en tiempo real e incluso podrían pensar en formas nuevas y más eficientes de hacer las cosas.

Lo único que debes tener en cuenta aquí, es no utilizar los datos en público si no estás satisfecho con los hábitos de trabajo de un empleado concreto. Recuerda que la confianza es difícil de construir y fácil de romper.

 

Ten muy en cuenta la opinión de los empleados

Tus empleados son los mayores expertos en tu negocio. Debido a que trabajan con los puntos más delicados día tras día, sus comentarios son muy valiosos para tomar buenas decisiones y realizar ajustes.

Sigue hablando con ellos para ver cómo se están adaptando a la idea de registrarlos tiempos. Si tienen algún problema, inquietud o sugerencia, usa esa información para mejorar el sistema. ¡Cuánto más fácil sea para ellos, más probable es que se queden con el hábito!

Esta es también una gran oportunidad para mostrarle a tu equipo que sus opiniones son valoradas por la dirección de la compañía. Además, cuando comiences a analizar los datos del tiempo, incluye a tus empleados en el proceso. Juntos, tendréis más posibilidades de descubrir cosas que podrían hacerse de manera diferente.

 

Ofrece recompensas por el esfuerzo

El uso de recompensas es una forma poderosa de modificar el comportamiento de las personas. El concepto clave aquí es lo que los psicólogos llaman "refuerzo positivo": recompensar a alguien por mostrar un comportamiento deseado, facilita que se repita ese comportamiento en el futuro.

Es más probable que las personas adopten un nuevo hábito cuando sienten que su progreso está vinculado a recompensas específicas. Si no tienes recursos económicos para pagar este tipo de bonificaciones a los empleados en función de sus registros de tiempo, puedes usar otros tipos de beneficios, como días libres, teletrabajo un día a la semana u otro tipo de ventajas intangibles.

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Tags: gestión del tiempo, gestión de proyectos, control tiempo, project management

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