Guía 8 pasos para implantar el registro de jornada en tu empresa

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Claves para garantizar el éxito del control de jornada laboral

Publicado el 13 enero 2020

En nuestra Guía Práctica con ocho pasos para aclarar todas las dudas sobre el control de jornada laboral repasamos las claves para garantizar una implantación exitosa del registro horario. Sin duda una buena comunicación y formación son fases que no se pueden omitir en el proceso de puesta en marcha. Veamos cómo.

Control de jornada laboral

COMUNICAR Y DIFUNDIR A LOS EMPLEADOS

Explicar de manera detallada en qué consiste la aplicación de la norma contribuirá a la aceptación de la misma. Hacer accesible y exponer públicamente tanto el texto de la ley de registro horario como el acuerdo pactado que recoge las obligaciones de cada empleado. Es muy importante explicar a los empleados los beneficios que para ellos supone tener información acerca de su uso del tiempo de cara a la mejora de su productividad y satisfacción.

La comunicación y posteriormente la formación son claves para garantizar una implantación exitosa del sistema de registro de jornada.

  • COMUNICAR A LOS MANAGERS: El primer paso será de explicar a los managers el por qué se implementa un registro jornada y cómo se llevará en la practica. Deben entender sus obligaciones en cuanto al control de jornada laboral. Su participación es importante para descentralizar la gestión del registro, agilizar el proceso y descargar el departamento de Recursos Humanos. Serán los encargados de transmitir la norma a sus equipos, resolver las posibles dudas y documentar las posibles incidencias. Deberán disponer y poder consultar todo el material necesario (ley, norma o política interna etc.).
  • COMUNICAR A LOS EMPLEADOS: Aunque los managers contribuirán a explicar cómo se llevará el registro de jornada, una comunicación oficial y la difusión de la política es necesaria. Idealmente, se debería notificar a todos los empleados a través de un canal corporativo (intranet, centro documental y normativo etc.).

FORMACIÓN

Instruir lo antes posible en la utilización del software de control horario escogido tanto a empleados como a directivos para evitar errores de registro. Cuanto más sencilla y automatizada sea la herramienta, menor incidencia de errores y resistencia provocará en la plantilla. Para poder respectar los plazos de implementación del sistema de registro de jornada es necesario formar el personal lo antes posible.

  • QUÉ SISTEMA USAR Y CUÁNDO: Los empleados deben entender cómo se utiliza la plataforma de registro de jornada y qué tipo de registro deben usar en cada situaciones. Hemos visto anteriormente que una misma persona puede combinar la utilización de varios sistemas. Por ejemplo, registro a través de una aplicación móvil cuando están viajando y registro automático cuando están trabajando con su ordenador.
  • CÓMO ACCEDER A LOS DATOS: Se les comunicará el enlace a la plataforma de control de jornada y se les entregará sus credenciales de acceso. Deberán entender cómo hacer un seguimiento de los datos para evitar errores o informes incompletos.
  • CÓMO UTILIZAR EL GESTOR DE VACACIONES, BAJAS Y AUSENCIAS: Los empleados deben aprender a introducir las solicitudes de periodo de descansos, a marcar los días de teletrabajo etc. Deben entender cómo comprobar si dichas solicitudes han sido aceptadas, rechazadas o si todavía están en tramite. Los managers deben aprender a gestionar las peticiones de los empleados a través de su canal de notificaciones e introducir modificaciones en los calendarios de los empleados cuando sea necesario.
  • CÓMO DOCUMENTAR Y REPORTAR POSIBLES INCIDENCIAS: Centralizar la información y tener acceso a un canal de soporte.

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