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Cómo mejorar la gestión de vacaciones de tu empresa

Publicado el 9 enero 2020

Una de las necesidades más importantes de los empleados es el derecho a periodo de descanso. Es fundamental para seguir rindiendo. Sin embargo, no todas las empresas saben cómo llevar una buena gestión de vacaciones y evitar posibles conflictos en la plantilla. Les presentamos algunas claves para conseguirlo.

Control vacaciones

Definir una política clara de vacaciones

Los convenios colectivos suelen ser un buen punto de partida para quien esté a cargo de definir la política de vacaciones. Hay algunos mínimos regulados en el Estatuto de los trabajadores que deberán ser respetados aunque la empresa siempre tiene la potestad de mejorarlos. Esos mínimos son:

  • Derecho a un mínimo de 30 días naturales de vacaciones por año (22 días laborables).
  • Derecho del empleado a conocer su periodo de vacaciones al menos con dos meses de antelación.
  • Prohibición de compensación económica de las vacaciones no disfrutadas.
  • Posibilidad de dividir en partes las vacaciones anuales, siempre y cuando una de ellas dure por lo menos dos semanas seguidas.

La política de vacaciones debe definir cuántos trabajadores pueden estar de vacaciones simultáneamente. Es muy importante para que la organización no se quede sin recursos para garantizar su buen funcionamiento y es importante, también, velar a que los empleados que estén trabajando no sufran una sobre carga de trabajo.

Una vez definido este criterio, y para evitar cualquier conflicto, la organización debe también especificar un tiempo de antelación máximo de las peticiones de vacaciones. Una vez más, se trata de evitar conflictos potenciales.

La política de vacaciones debe fijar el orden de prioridades en la gestión de las solicitudes de vacaciones. El sistema de adjudicación puede ser por orden de petición, por antigüedad, por edad o por situaciones familiares. En cualquier caso debería optar por un sistema justo y equilibrado que no favorezca algunos empleados en detrimento de otros.

Finalmente, la política de vacaciones debe determinar un sistema inequívoco de aprobación de las peticiones de vacaciones. Para que funcione correctamente y sea fácil de usar recomendamos que no se involucren demasiados usuarios en los flujos de aprobación.

Transparencia y comunicación

Las normas deben ser claras e iguales para todo el mundo. La organización debe comunicar a todos los trabajadores la política de vacaciones. Si su organización dispone de una intranet o de un portal de empleados, convendrá publicar la política en este espacio para que pueda ser consultada tanto para empleados como directivos.

  • Dedica tiempo para explicar a los empleados cómo funciona
  • Informa a los empleados de cuántos días de vacaciones disponen y del método aplicado en su organización (días naturales versus días laborables)
  • Asegúrate de comunicar siempre cualquier cambios en la política

Utilizar las herramientas adecuadas para la gestión de vacaciones

Utilizar las herramientas apropiadas es imprescindible para una buena gestión de vacaciones. Las plantillas Excel ya se han quedado obsoletas. Requieren un mantenimiento continuo por parte de Recursos Humanos que ve aumentar sus tareas administrativas. Según donde las tenga almacenadas se pueden crear copias conflictivas que sólo contribuirán en dificultar la gestión. El flujo de aprobación es muy lento y sujeto a olvidos o errores.

Hoy en día, la tecnología nos permite gestionar las vacaciones de personal de forma efectiva. Un buen gestor de vacaciones debería:

- Automatizar el proceso de peticiones de vacaciones por parte de los empleados

- Disponer de un sistema de notificaciones para que el responsable de la aprobación (idealmente el manager) esté avisado de que tiene una solicitud pendiente

- Tener un panel donde el manager pueda visualizar las peticiones previamente aprobadas para saber qué recursos son disponibles y repartir las cargas de trabajo

- Poder crear varios calendarios laborables en función de la ubicación geográfica, de la duración de la jornada u otro criterio

- Ser integrado con el sistema de registro de la jornada laboral para cumplir con la nueva ley de control horario. Tener la información centralizada en una misma plataforma facilita el trabajo del departamento de Recursos Humanos a la vez que evita duplicar tareas de forma inútil.

Guía gratuita registro jornada laboral

- Asimismo el gestor de vacaciones, para ser una herramienta completa, debería permitir contabilizar las ausencias y bajas.

Time@Work es una completo software de gestión de vacaciones para gestionar de forma sencilla:

  • Solicitud de vacaciones
  • Permisos y bajas
  • Calendario Laboral
  • Notificaciones y sistema de aprobación

La plataforma dispone de un módulo de Registro horario y permite cumplir con la nueva Ley de registro de la jornada laboral. 

Software control horario Time@Work Prueba gratuita

Tags: ley control horario, registro horario, registro jornada, control vacaciones, gestor vacaciones

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