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Cómo decir 'no' a las tareas improductivas paso a paso

Publicado el 19 noviembre 2015

Muchos profesionales temen decir 'no', pero acaban trabajando muchas horas para los demás e incumpliendo sus verdaderos objetivos haciendo una mala gestión del tiempo.

Este artículo es un post invitado cortesía de Alberto Santana

cómo decir no

Estás tecleando. Y sientes que, por fin, avanzas en tu interminable lista de tareas. Pero, de pronto, un cliente te llama por teléfono, un proveedor te envía un email o una compañera se acerca a tu mesa con cara de preocupación: "La impresora se ha atascado... ¿Puedes ayudarme?".

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A muchas personas les da pánico decir que 'no', pero estos pequeños favores del día a día son los grandes ladrones de tiempo que entorpecen tu rutina y te desconcentran. Terminas con la sensación de haber pasado la semana solucionando problemas ajenos mientras tu verdadera lista de tareas sigue intacta. Decir 'sí' a todo parecía una buena forma de evitar los conflictos, pero la realidad es que a largo plazo terminas autosaboteando tu carrera profesional.

¿Cómo romper este círculo vicioso? ¿Por qué decir 'no' te provoca sentimientos de culpabilidad  y cómo puedes solucionarlo?

1. Por qué te cuesta decir que 'no'

La dificultad para decir 'no' proviene de ciertas creencias limitantes que están fuertemente arraigadas en el subconsciente. Algunos de estos pensamientos son:

  • Las necesidades de los demás son prioritarias y más importantes que las tuyas.
  • Solucionar los problemas de los demás es la vía para ser querido y respetado.
  • Tu valía personal está en juego: "Si acepto hacer la tarea, significa que soy una persona valiosa; Si rechazo ayudarle, significa que soy despreciable".
  • Crees que decir 'no' es egoísta, mientras que decir 'sí' es una muestra de generosidad y compañerismo.

Estas falsas creencias a menudo son un mecanismo de defensa a miedos irracionales como el temor a ser rechazado, una baja autoestima o traumas del pasado en los que decir 'no' tuvo consecuencias negativas.

Sin embargo, ser asertivo (hacer respetar tus propias necesidades) está en tus manos y puedes rehacer tus creencias limitantes y sustituirlas con nuevas creencias más positivas y realistas:

  • Rechazar tareas que son improductivas significa respetar tu propio trabajo
  • Tus necesidades son tan valiosas como las del resto
  • Decir 'no' es una muestra de honestidad hacia tus compañeros
  • Tu valía personal es independiente de hacer o no hacer la tarea

Una vez que comenzamos a cambiar nuestros patrones mentales, es hora de pasar a la práctica.

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2. Pasos previos a decir 'no'

Cuando alguien te pida realizar una tarea, puedes seguir estos pasos:

  1. Aclara tu necesidad. Si un compañero te pide arreglar una impresora, ¿influirá negativamente en el informe que te habías propuesto terminar hoy? Si realmente puedes y deseas ayudarle, adelante. Pero en caso contrario...
  2. Identifica alternativas. Tal vez puedes arreglar la impresora cuando hayas redactado el informe. O quizás puedes proponerle otras soluciones: indicarle que otra compañera también sabe arreglarla o que en el hall hay una fotocopiadora. Ayudar a los demás es esencial en las relaciones laborales, pero siempre que no perjudique tu agenda.
  3. Toma una decisión. Prioriza y sé coherente con tus necesidades. Aunque la otra persona tenga un problema, tus tareas son igualmente valiosas. Ayuda solo hasta donde tu agenda te permita. Y toma una decisión firme.
  4. Comunícala. Expresa tu decisión con seguridad y confianza. Si dices 'no' a medias, estarás enviando señales a la otra persona de que aún hay margen de negociación.

Ahora que aclaraste tu necesidad, buscaste alternativas y tomaste una decisión en base a los objetivos de tu agenda, llegó el momento de comunicarlo. Pero, ¿cómo decir "no' en la práctica? ¿Qué palabras concretas puedes pronunciar para no sentirte culpable ni hacer sentir mal a la otra persona?

3. Plantilla para decir 'no' sin sentirte culpable

Si al decir 'no' temes que la otra persona se moleste o pierda la confianza en ti, inspírate en los elementos de esta plantilla y siéntete libre de adaptarla a tus circunstancias.

Plantilla para decir 'no':

1. Reacción positiva (agradecimiento, empatía)

2. Rechazo de la tarea + Motivo del rechazo

3. Cierre positivo (alternativas, deseos)

 

 

 

 

 

 

Lo entenderás mejor con un ejemplo práctico...

Plantilla para decir 'no' [EJEMPLO]:

RAQUEL: "Estoy buscando datos en esta web, pero está en francés. ¿Podrías traducirlo o ayudarme a buscar los datos?".

TÚ: "Agradezco que me pidas ayuda, Raquel. Sé lo frustrante que resulta buscar información en un idioma que no conoces [REACCIÓN POSITIVA]. Ahora mismo no puedo ayudarte porque tengo que terminar un informe antes de las 12:00 [RECHAZO Y MOTIVO]. Pero puedes buscar en el Departamento de Ventas a Julia y Andrés porque sé que hablan muy bien francés. En caso de que ellos no puedan, estaré encantado de ayudarte mañana, ya que tengo un hueco a las 10:30. Espero que puedas solucionarlo [CIERRE POSITIVO]".


Decir un 'no' a secas puede hacerte sentir culpable, pero esta plantilla te permite empatizar con la necesidad del otro y ofrecerle alternativas, sin que tengas que renunciar a los objetivos que marcaste en tu agenda.

4. Consejos finales

  • Algunas personas se sienten más calmadas si toman la decisión en solitario. En este caso, puedes responder: "No estoy seguro de poder ayudarte... Déjame echar un vistazo a la agenda y te doy una respuesta en 15 minutos". Esto tranquilizará a la otra persona porque sabrá a qué atenerse. Y tú podrás pensar si realmente puedes ayudarlo o no.
  • Si tradicionalmente has tomado una actitud pasiva en lugar de asertiva, comenzar a decir 'no' puede resultar violento. Comienza introduciendo pequeños cambios. Por ejemplo, si un compañero te pide un favor, en lugar de decirle 'no', prueba a contestar "Sí, puedo ayudarte, aunque ahora estoy bastante ocupado... ¿Te parece bien si lo hago dentro de media hora?". Con cada pequeño paso irás conquistando la confianza y autoestima que necesitas para recuperar el control de tu tiempo.
  • Si pones la plantilla en práctica y la otra persona insiste o intenta manipularte (por ejemplo, dando lástima), repite las razones por las que no puedes ayudarle. Las personas abusivas pararán cuando perciban que tu límite es infranqueable.
  • Utiliza tu comunicación no verbal para transmitir seguridad, respeto y confianza. Mira directamente a los ojos y alinea tus hombros y piernas frontalmente para expresar consideración hacia su problema.
  • Despierta la compasión por ti mismo. Recuerda que tus necesidades son importantes. Tus necesidades son importantes. Tus objetivos son tan prioritarios y valiosos como los de los demás.

Ya has aprendido una estrategia para decir 'no' a las tareas que te alejan de tus objetivos sin sentirte culpable. Aprender a decir 'no' es vital para alcanzar el éxito profesional, tanto dentro como fuera de la empresa. Ahora solo tienes que ponerlo en práctica. La asertividad es un recurso que multiplicará tu productividad, tu nivel de autoestima y tus metas cumplidas.

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Tags: gestión del tiempo, ladrones del tiempo

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