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Cómo calcular la productividad en todos los niveles: empleado, organización y software

Publicado el 25 enero 2019

Todos buscamos la manera más eficiente de mejorar nuestra productividad. Internet está lleno de trucos, fórmulas y rutinas que prometen ayudarnos, pero que muchas veces se quedan en la superficie, o no se adaptan a nuestro estilo de vida. Levantarse a las 4:00 de la mañana para tener tiempo que dedicar a nuestras tareas no es algo que podamos mantener si nuestra rutina diaria finaliza a las 22:00 de la noche.

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Cuando representamos a nuestras organizaciones, queremos generar más ingresos con menos recursos. Y todos tratamos de demostrar que las herramientas que utilizamos tienen un efecto en la productividad. El verdadero desafío es probar ese valor de nuestros esfuerzos. 

La fórmula de la productividad es común para la gran mayoría de empresas. En este artículo, la desglosaremos, y te guiaremos a través de las diferentes fórmulas para medir la productividad en todos los niveles (empleado, organización y software) y te brindaremos algunos consejos y trucos rápidos para mejorar la productividad. 

Calcular la productividad en empleados

Muchos factores externos pueden afectar la productividad de tu organización: la economía nacional, una recesión, la inflación, la competencia, etc. Aunque no puedes controlar todo, puedes controlar y medir el desempeño de los empleados. La productividad de los empleados tiene un gran impacto en las ganancias, y con una ecuación simple, puedes hacer un seguimiento de la productividad por persona, equipo o incluso departamento.

Puedes medir la productividad de los empleados con la ecuación de productividad laboral: producción total / entrada total.

Digamos que tu empresa generó 80.000€ en bienes o servicios (producción) utilizando 1.500 horas de trabajo (entrada). Para calcular la productividad laboral de tu empresa, dividirías 80.000€ por 1.500, lo que equivale a 53. Esto significa que tu empresa genera 53€ por hora de trabajo.

También puedes considerar la productividad laboral en términos de la contribución individual de los empleados. En este caso, en lugar de usar las horas como entrada, usaría la cantidad de empleados.

Digamos que su compañía generó 80.000€ en bienes o servicios en una semana con 30 empleados. Dividirías 80.000 entre 30, lo que equivale a 2,666 (lo que significa que cada empleado produjo $ 2,666 para su compañía por semana).

Cálculo de la productividad por industria

Si bien la fórmula para calcular la productividad de los empleados parece bastante sencilla, es posible que quieras realizar ajustes basados en la industria. 

Puntos de referencia para calcular la productividad y objetivos

Los puntos de referencia y objetivos de productividad también cambian según la industria. Algunos trabajos ya tienen puntos de referencia básicos establecidos. Por ejemplo, los representantes de servicio al cliente tienen puntos de referencia que establecen la duración de una llamada "productiva". Sin embargo, muchas empresas tendrán que establecer estas referencias por sí mismas.

Y, en función de estos puntos de referencia, puede decidir cambiar la productividad objetivo. En muchos trabajos, como los trabajos de servicio al cliente, los empleados no tienen mucho control sobre su propia productividad (es decir, depende de cuántas llamadas reciben, lo que no pueden controlar). En ese caso, no es realista decir que deberían apuntar al 100% de productividad, por lo que puedes reducir el objetivo.

Factores de la industria a considerar

Cuando calcule la productividad utilizando el método de productividad laboral, sus productos cambiarán según la industria. Aquí hay unos ejemplos:

  • Ventas: para medir la productividad de las ventas, debes medir una variedad de productos adicionales, como la cantidad de nuevas cuentas abiertas, la cantidad de llamadas realizadas y el volumen de ventas.
  • Servicios: La industria de servicios es una de las industrias más difíciles para calcular la productividad debido a los productos intangibles involucrados. Podrías medir la cantidad de tareas realizadas o la cantidad de clientes atendidos.
  • Fabricación: si fabricas productos, es posible que te interese utilizar la producción por hora de trabajo requerida para producir un solo producto. En otras palabras, calcular el costo del producto de una unidad.
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Eficiencia de medición de la productividad

Mientras que la productividad mide principalmente la cantidad de trabajo que se realiza, la eficiencia mide la calidad de este trabajo en un tiempo determinado. Podrías calcular un número de productividad muy alto por empleado, pero ese número por sí solo no te da una idea de la calidad del trabajo.

Para comparar los números de productividad con un punto de referencia, puedes comparar la productividad actual con la cantidad de esfuerzo estándar necesaria para que se produzca. Divide las horas de trabajo estándar por la cantidad real de tiempo trabajado y multiplícalo por 100. Cuanto más cerca esté el número final a 100, más efectivos serán tus empleados.

Por ejemplo, digamos que las horas de trabajo estándar para un determinado proyecto son 80 y la cantidad real de tiempo trabajado es 92. Dividirías 80 por 92, y multiplicarías por 100, calculando su eficiencia en un 87%.

Al comparar la productividad y la eficiencia, hay algunas razones diferentes a considerar:

  • Relación de tiempo de inactividad: (tiempo de inactividad de producción / total de horas de trabajo) x 100
  • Relación de actividad: (Las horas esperadas necesarias para producir la producción real / las horas reales deben completarse) x 100
  • Capacidad laboral: (Horas trabajadas reales / horas laborales totales presupuestadas) x 100

Informes longitudinales

El mayor beneficio para medir la eficiencia de los empleados se encuentra en los informes longitudinales, donde se calcula la eficiencia a lo largo del tiempo. Esto le permite identificar tendencias que pueden afectar a la forma en la que organizas al personal, o contratas y eliminas empleados. Medir la eficiencia y la productividad a largo plazo también puede ayudarte a decidir quién debe recibir una promoción o bonificación. Y, por último, este tipo de informes puede desempeñar un papel en el modelado predictivo: si conoce el índice de eficiencia de un empleado, entonces puede predecir cuántos elementos / tareas se producirán o completarán en un período de tiempo determinado.

Cálculo de la productividad en una organización

En una organización, la productividad mide cómo se gestionan ciertos recursos para lograr objetivos concretos. También se puede definir como un índice que mide la producción (bienes y servicios) en relación con la entrada (mano de obra, materiales, energía). Si las organizaciones quieren mejorar la productividad, entonces necesitan aumentar su producción o disminuir su entrada.

Aquí tienes tres formas de medir la productividad en una organización.

1. Factor de productividad parcial

Esta fórmula se compone de la relación entre la salida total y una sola entrada. Los gerentes tienden a usar esta fórmula con mayor frecuencia porque los datos están disponibles y son fáciles de acceder. Además, las ecuaciones de productividad de factores parciales son más fáciles de relacionar con procesos específicos porque solo tratan con una entrada.

Para calcular la productividad parcial de los factores, digamos que una empresa produce 15.000€ en productos y el valor semanal de todos los insumos (mano de obra, materiales y otros costos) es de 8.000€. Dividirías 15.000 por 8.000, calculando un factor de productividad parcial de 1.8.

2. Productividad multifactor

Mientras que la fórmula de productividad de factor parcial usa una sola entrada, la fórmula de productividad multifactorial es la relación de las salidas totales a un subconjunto de entradas. Por ejemplo, una ecuación podría medir la relación entre la producción y el trabajo, los materiales y el capital. Este método es una medida más completa que la productividad parcial de los factores, pero también es más difícil de calcular.

3. Productividad total del factor

Esta fórmula combina los efectos de todos los recursos utilizados en la producción de bienes y servicios (mano de obra, capital, material, etc.) y la divide en la producción. Este método puede reflejar cambios simultáneos en salidas y entradas, sin embargo, no muestran la interacción entre cada salida y entrada por separado (lo que significa que son demasiado amplias para mejorar áreas específicas).

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