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Cuando implantar Business Intelligence en una empresa

Publicado el 23 julio 2012

business inteligenceComo ya explicamos en un previo artículo sobre el Business Intelligence (BI), no vamos a extendernos mucho en explicar en que consiste, aunque refrescaremos para los nuevos lectores, que se trata de recopilar todos y cada uno de los datos referentes a la empresa, que nos permitan analizar un global o una parte de la empresa, por muy pequeña que sea, y así poder tomar decisiones, cambiar cosas, que nos permitan mejora el funcionamiento, y la productividad de la empresa.

Lo que la gente se pregunta es, ¿Cuándo, o a partir de cuándo es bueno, necesario o imprescindible implantar Business intelligence en una empresa? Bueno, podemos partir de la base de que el Business Intelligence está siempre implantado, desde que anotamos la facturación, los gastos, las ventas, o los kilos fabricados, estamos aplicando aunque sea de una manera muy superficial, conceptos de inteligencia de negocio.

Es lógico, que cuando uno es autónomo, le es fácil supervisar la mayoría de datos de memoria. Cuando se es una empresa pequeña, también cada empleado controla su parcela departamento, e informa a gerencia del estado del mismo. No se apunta todo, porque la persona encargada lo supervisa, y lo resume para el gerente. Pero la cosa se complica cuando la empresa tiene más de 5 departamentos, con más de 5 personas en cada uno. Así una pequeña empresa tirando ya hacia mediana, empieza a tener excesivos datos que analizar y que se nos escapan del control. Aunque en estos términos, todavía es autosuficiente, y si la empresa está funcionando bien, la necesidad de tanto control, puede ser ineficaz.

Pero llega un momento donde la magnitud deja de permitir esos resúmenes y reuniones semanales para compartirlo con el gerente, incluso los datos pasan tres escalones antes de llegar al responsable. Ahí pasa a ser imprescindible poder contar con el Business Intelligence. Un cambio de rumbo, una bajada de productividad, o empezar a disminuir las ventas, pueden ser un motivo más que suficiente para empezar a analizar todos los datos que tenemos sobre la empresa. Y si no disponemos de esos datos, encontrar el porqué de un fallo o de una bajada de productividad puede resultar más difícil de encontrar que una aguja en un pajar.

Business Intelligence ¿Por qué lo necesito?

Pongamos un ejemplo. Fabricamos un producto desde hace muchos años, y estamos empezando a ser poco competitivos con él. Se da cuenta el gerente, cuando pasea por el almacén y ve muchas cajas de ese producto almacenado que no salen. Por lo visto, la competencia está vendiendo el producto más barato que nosotros y con más margen. El gerente se da cuenta y avisa a los diferentes departamentos. ‘¿Porqué no podemos bajar más ese precio?’ sería su pregunta, y a partir de ese momento todos saben que tienen que hacer.

Imaginemos que la empresa no tiene Business Intelligence. Tendrá que buscar todas las facturas de los proveedores de material, de piezas externas, etc. Para poder calcular los costes de la pieza. En fábrica, les tocará cronometrar cuantas piezas se hacen por hora, para dividirlo por el coste de energía, maquinaria y personal y conseguir el precio de manufactura por hora. Lo mismo para el departamento de logística con el transporte y embalaje. Finalmente, recuperar los planos de fabricación, estudiar las piezas, y empezar a optimizarlas, volviendo a rediseñarlas, renegociando precios de materiales, optimizando procesos de fabricación, etc. Pero esto puede llegar tarde y quedar completamente fuera del mercado si no somos ágiles.

En el caso de haber estado utilizando la inteligencia de negocio, posiblemente ya se hubiera detectado esa bajada de ventas con anterioridad, ya sea por el departamento comercial, como por el de producción si ven que todo acaba almacenado en el almacén. Hubieran sido los departamentos quienes sobre el papel hubieran analizado los porqués, y buscado una solución antes de molestar al gerente, que tiene además otros asuntos que resolver. Y se hubiera atajado el problema con mucha anterioridad, volviendo a coger la buena dirección a tiempo para seguir compitiendo.

¿Qué conclusión sacamos de todo esto? Que el Business intelligence, en un grado mayor o menor, es recomendable para todas las empresas, por muy pequeñas que sean, pues nos permiten adelantarnos a acontecimientos venideros y superar obstáculos antes de que topemos con ellos. La recopilación de datos nos permitirá tomar mejores decisiones estratégicas de futuro, basadas en datos y experiencias comprobadas, y no a vagos recuerdos y suposiciones.

Al final, todo lleva a la gran frase del libro ‘El arte de la guerra’, de Sun Tzu: "conócete a tu enemigo y conócete a ti mismo (BI), en cien batallas nunca saldrás derrotado".

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Tags: mejora de productividad

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