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Gestión del tiempo: las mejores herramientas de software

Publicado el 12 julio 2012

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Cuando hablamos de productividad, más concretamente de productividad personal, la gestión de tiempo es uno de los factores o indicadores más a tener en cuenta. Cómo nos organizamos, cómo priorizamos, si va primero lo importante o lo urgente, etc. Para poder gestionar todo esto, desde luego, existe la libreta de toda la vida, donde anotamos las tareas, información, etc., y los tiempos dedicados medidos manualmente, y que acaba siendo un caos. También, para gestionar el tiempo, muchas empresa cuentan con un sistema que registra la hora de entrada y salida de los trabajadores, pero esto tampoco es nada efectivo. Las horas que un trabajador pasa en la oficina, y las horas que invierte realmente siendo productivo no tienen porqué estar relacionadas.
En el mercado, podemos encontrar buenas alternativas digitales, al alcance de todo el mundo. Vamos a listar unas pocas, y explicaremos cómo nos pueden ayudar.

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Software para una correcta gestión del tiempo

  • Evernote: Posiblemente una de las herramientas más conocidas del mundo. Se trata de un programa que nos permite tomar notas. Algo así como la clásica libreta de la que hablábamos antes, pero más completa. Evernote nos permite copiar textos, adjuntar fotos, audios, links, etc. Cualquier cosa que necesitemos consultar, la podemos insertar en nuestra ‘libreta’. Lo mejor, es que se sincroniza en la nube, y así podemos consultarla desde nuestro laptop, o incluso Smartphone. Todo lo que no quieras perder u olvidar en un solo lugar.
  • OneNote: Similar herramienta a la anterior desarrollada y perfeccionada año a año por Microsoft. Facilita la toma de notas y datos ya sea con texto, imágenes, vídeo, audio etc. Es totalmente colaborativa entre diferentes usuarios y la sincronización con SkyDrive (el servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft) es otro punto a destacar de OneNote. Actualmente cuenta con versión de escritorio en PC y para dispositivos Android.
  • Remember the milk: Posiblemente uno de los mejores gestores de listas para la gestión de tiempo, y es que los que están a favor de la técnica de GTD (Getting Things Done), es posiblemente el primer software que utilizan para gestionar sus tareas en orden de prioridad e importancia. Si se le puede poner una pega, sería que no se puede consultar desde el Smartphone, a menos que tengamos una cuenta Premium. Pero si realmente nos ayuda, ¿Por qué no la íbamos a tener?
  • WorkMeter: Una herramienta mucho más completa que un simple gestor de tiempo, pues la base de Workmeter es medir nuestra actividad productiva cuando trabajamos con ordenador, basándose en unos parámetros que hemos configurado sobre las aplicaciones productivas y no productivas instaladas en nuestro ordenador. ¿Cómo nos ayuda esto a gestionar nuestro tiempo? Pues porque la actividad queda registrada en gráficas, por horas, por días, podemos consultar, ver picos productivos e improductivos y analizar el porqué. Lo mejor que tiene el programa es que además, nos ayuda a gestionar el tiempo también de equipos de personas a nuestro cargo, lo que permite detectar también patrones de trabajo y mejorarlos, adaptarnos, y ajustarlos. Workmeter permite ser probado de modo gratuito durante un mes para que conozcáis sus ventajas antes de contratarlo.
  • MindManager: Mucha gente necesita hacer una planificación natural de todos los procesos relacionados con un proyecto. Algo así como mapas mentales, saber que acción va detrás de otra en la consecución de un proyecto. Es una manera de desglosar los proyectos en acciones próximas para no perder el hilo y no saltarse ningún paso. De momento no se puede utilizar en la nube para consultarlo con periféricos como el smartphone, pero no por ello deja de ser una buena herramienta para organizarse.
  • Google Mail: Ya sea con una cuenta Google, o migrando tu correo personal, Google ha conseguido dar con la tecla para poder organizar y utilizar tu correo del modo más productivo posible, estés donde estés. Se acabó tener que entrar en el webmail de cada cuenta, o depender del Outlook que solamente tienes en el ordenador del despacho. Con Google mail tienes acceso ahí donde haya conexión a internet a todas tus cuentas si así lo deseas. Además, viene sincronizado con Google calendar, lo que nos permite a la vez insertar nuestros eventos, y con Google Tasks, que nos permite también listar nuestras tareas y poder consultarlas e incluso recibir avisos en el mail. Y todavía se vuelve una herramienta más completa cuando también utilizas Google Docs como suite ofimática, y Google Drive para almacenar todos los documentos a los que queremos tener acceso (lo que viene siendo Dropbox, pero integrado en todo nuestro entramado Google).
  • Outlook.com: profunda transformación del antiguo servicio de correo de Microsfot, Hotmail, que ahora pasa a ser Outlook. Con un diseño mucho más moderno, limpio y usable que el anterior, el nuevo Outlook se integra a la perfección con los servicios Skype, Office Online, Facebook, Twitter, así como ActiveSync para ser utilizado en los dispositivos móviles. 

En resumidas cuentas, hay muchas alternativas de software que nos permiten mejorar la gestión de nuestro tiempo trabajemos desde donde trabajemos. Todo depende de cómo nos guste trabajar, utilizaremos más una u otra herramienta. También dependerá de si necesitamos acceder a los datos en la nube, que nos decantemos por uno u otro programa, así como si estamos dispuestos a pagar por una cuenta Premium siempre que sea necesario y nos reporte un beneficio que compense el gasto. El objetivo final, aprovechar mejor nuestro tiempo de trabajo y ser más efectivos.

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Tags: gestión del tiempo, horas productivas, software de productividad, control tiempo

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