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Reuniones eficaces: 12 consejos a seguir

Publicado el 11 junio 2012

reuniones eficaces v2

Las reuniones eficaces son fáciles de identificar: cuando terminan, los integrantes sienten que no han perdido el tiempo. Resultan productivas, y se resuelven cuestiones (o al menos, se avanza en ellas) que afectan de manera sustancial a los trabajadores en particular, y a la compañía en general. 

consejos para hacer reuniones eficacesDescubre cómo medir el tiempo para optimizar su gestión

¿Quién no ha tenido el sentimiento de perder el tiempo en reuniones improductivas?

En España, es habitual que se organicen multitud de reuniones, con múltiples finalidades. Estas pueden tratar temas más o menos transcendentales para la empresa, pueden ser rutinarias, extraordinarias, informativas, etc. Para averiguar si en tu organización sabéis organizar reuniones eficaces deberías hacerte las siguientes preguntas:

  • ¿Tengo siempre claro el objetivo de las reuniones a las que asisto?
  • ¿Empiezan y acaban a la hora planeada?
  • ¿Se tratan todos los temas previstos o se va saltando de una conversación a otra sin ningún orden?
  • ¿Definimos una lista de acciones y un calendario de ejecución?

Si has contestado de forma negativa a la mayoría de estas cuestiones, es porque probablemente no optimizáis las reuniones, por lo que deberíais implementar un proceso para mejorar este problema.

Primero, y antes de convocar cualquier reunión, tienes que hacerte una pregunta fundamental: «¿Es imprescindible organizar esta reunión?» Plantéate si no hay otro modo más eficaz de solucionar el tema a tratar (email, vídeo conferencia etc).

Si no lo hay, entonces te recomendamos seguir los siguientes pasos que te ayudarán a organizar reuniones productivas en tu organización:

Primero de todo, piensa que también existen herramientas que permiten hacer reuniones online a través de videoconferencias entre los miembros. Si optas por esta forma podrás evitar desplazamientos y ahorrar gastos.

Algunas herramientas interesantes para hacer reuniones online a través de videoconferencia son:

  • Join Me
  • Go to Meeting
  • Team Viewer
  • Mikogo

La preparación para tener reuniones eficaces

  1. Definir el objetivo de la reunión y los temas a tratar.
  2. A quien convocar. Sólo debes convocar a las personas directamente involucradas en uno de los temas a tratar. De hecho, cada uno de los asistentes debería ser responsable de intervenir en un punto de la reunión. Nadie debería ir de "oyente".
  3. Calcular la duración de la reunión. Para que una reunión sea eficaz, no debería exceder de una hora y media. Más allá de este tiempo, la atención y participación de los asistentes irá decreciendo. Es importante definir los tiempos de intervención de cada asistente para calcular bien el tiempo necesario de reunión y respetarlo.
  4. Reservar tiempo para ruegos y preguntas al final.
  5. Redactar el acta y detallar en ella de forma clara y concisa los temas a tratar y los responsables de cada uno de ellos.
  6. Adjuntar la documentación necesaria a la convocatoria. Para evitar enviar documentos y acabar teniendo varias versiones de un mismo documento, asegúrate de que el material necesario esté siempre a disposición de quien lo necesite. Puedes ayudarte de herramientas en la nube (cloud) como por ejemplo: Google Docs, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, Evernote o iCloud.
  7. Elegir una hora y un día. A veces,es complicado conseguir alinear las agendas de todos los asistentes y por ello recomendamos que te ayudes de herramientas de planificación que te permitan ver la disponibilidad de los asistentes y enviarles la convocatoria como: Doodle, Google Calendar, Microsoft Outlook, Scheduleone, TimeBridge o Pleft.
  8. Enviar la convocatoria una semana antes de la reunión.
  9. Preparar el espacio. Asegúrate de pedir todo el material necesario (cañon, wifi etc.) para que los asistentes puedan llevar a cabo su intervención.
  10. El desarrollo. Para que una reunión sea eficaz, es fundamental que haya un moderador que vele por su buen desarrollo. Tiene que empezar por leer el orden del día (el acta). Tal vez, algunos de los asistentes quiera cambiar algo y es el momento de saberlo. El moderador debe asegurase que durante la reunión se siga el orden día y se respete el tiempo asignado a cada intervención, así como la duración acordada.
  11. El cierre. Es la fase más importante. Es el momento de definir acciones, los responsables de cada una de ellas y los plazos de ejecución (todo ello deberá constar claramente en el acta).
  12. El acta. Se debe designar alguien para tomar nota; alguien que la redacte. Asimismo, todos los asistentes deberían tomar nota durante una reunión, apuntar las tareas que tiene asignadas para que, una vez finalizada, puedan planificar la ejecución de las mismas.

Herramientas de tareas para organizar reuniones eficaces

En relación al último punto, algunas herramientas de gestión de tareas pueden ser muy útiles:

  • Remember the Milk
  • Wunderkit
  • Any.do
  • Flow
  • Teambox
  • Backpack
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Tags: reuniones eficaces, control tiempo, ladrones del tiempo, gestión del tiempo

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