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Todo lo que debes saber sobre la firma electrónica para tu empresa

Publicado el 20 agosto 2020

Actualmente utilizamos distintas herramientas digitales que nos permiten desarrollar productivamente nuestras actividades laborales, la firma electrónica es una de estas, a pesar de que no todas las empresas apuesten por esta. En este post, encontrarás todo lo que debes saber sobre la firma electrónica para que decidas si vale la pena incorporarla a tus procesos empresariales.

firma electronica

 

Los trámites empresariales se pueden realizar sin salir de casa, el avance tecnológico ha potenciado la comunicación a través de medios telematicos, dejando a un lado las prácticas tradicionales.

Este avance y transformación digital ha llevado a la creación de software empresariales para gestionar proyectos, realizar un control horario y hasta software de medición de productividad empresarial, todos con la intención de incrementar el desempeño y rendimiento laboral de los profesionales de una empresa para el éxito de proyectos. Esta situación beneficia también al teletrabajo y nos protege de los riesgos que plantea la crisis sanitaria que estamos atravesando, logrando hacer todo desde casa. Pero todos los proyectos, ventas y contrataciones necesitan de un documento escrito firmado por las personas involucradas y responsables, es ahí donde en lugar de tener que desplazarte podrías incorporar la firma electrónica que te facilitará el trámite y tendrá la misma validez que una firma manuscrita.

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¿Cuántos tipos de firmas electrónicas existen? 

El Reglamento 910/2014 (eIDAS), define los tres tipos de firmas electrónicas que te exponemos a continuación:

  • La firma electrónica simple: en la cual “los datos en formato electrónico están anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar”, es decir, la persona o cliente a firmar demuestra que está de acuerdo con los datos contenidos en el documento a través de una confirmación de los mismos. Este tipo de firma es rápida y sencilla, sin embargo, no se puede identificar el usuario.
  • La firma electrónica avanzada: Está vinculada al firmante de manera única, permitiendo su identificación. Además está estrictamente conectada con los datos del usuario y su actualización, de tal modo que cualquier modificación ulterior de los mismos es detectable. Una firma fácil de implementar y muy segura, garantiza la integridad de los documentos electrónicamente firmados.
  • La firma electrónica cualificada: Debe realizarse a través de un dispositivo cualificado de creación de firma electrónica, por lo cual el firmante debe disponer de un certificado digital. Una firma que se utiliza como prueba fiable en procesos judiciales. Sin embargo es difícil de conseguir ya que debes realizar una serie de trámites y facilitar documentación para comenzar a utilizarla. 

La principal diferencia entre estos tres tipos de firmas electrónicas es su nivel de seguridad que permite la identificación del firmante.

Beneficios de la firma electrónica para tu empresa

A partir de lo anterior, cabe resaltar que las firmas electrónicas ofrecen seguridad y respaldo legal, esta sería su mayor ventaja, sin embargo brindan otros importantes beneficios empresariales.

Seguridad e integridad

El contenido de los documentos firmados electrónicamente no puede ser alterado y debe ser comprobado, lo que garantiza la veracidad de los datos que identifican al firmante, así como a la empresa que representa. Además, la información contenida en el documento puede ser conocida únicamente por quienes estén autorizados, garantizando también la confidencialidad del contenido.

Autenticidad y validez

Las firmas electrónicas cuentan con la misma validez jurídica que las firmas manuscritas. De hecho, se reconocen válidas oficialmente en el Reglamento nº 910/2014, conocido como eIDAS, mencionado anteriormente.

Ahorra tiempo de gestión y desplazamiento

Reduce exponencialmente el tiempo de envío y recepción de documentación. El proceso de firma tradicional necesita varios días para culminar un trámite ya que se debe coordinar un espacio físico y horarios para obtener una firma manuscrita. Con la firma digital podrás hacerlo en cuestión de minutos, sin necesidad de citas y desplazamiento físico, evitando también el tiempo que se invierte en filas y salas de espera.

Reduce costos y trámites

Además de ahorrar tiempo, la firma digital también ahorra el número de trámites y el coste de impresiones de documentación, es decir, adiós al papel y la tinta. Tanto el solicitante como el receptor del documento podrán obtener todo a través de un correo electrónico, generando una evidencia electrónica y facilitando la comunicación para la culminación de cualquier proceso empresarial, sin necesidad de tener un documento físico, a menos que se desee. Asimismo, la firma electrónica permite firmar varios documentos digitalmente, agilizando el progreso de los trámites. 

Almacenaje seguro de documentación

Para almacenar la evidencia documental de procesos de contratación y ventas, la solución de firma electrónica es la mejor opción gracias a la posibilidad de guardar los documentos en los dispositivos empresariales o en la nube. Cualquier sistema digital facilita la protección de los documentos y datos, así como la confidencialidad de los mismos. No correrás riesgos de perder documentos si los almacenas en la nube.

Compromiso medioambiental 

El uso de la firma electrónica evita la impresión de documentación en papel y reduce el uso de tinta, lo que fomenta la responsabilidad ambiental por parte de la empresa. El respeto al medio ambiente es un factor importante y a destacar sobre la imagen y la cultura empresarial que transmite cualquier organización.

Excelente experiencia para usuarios y clientes

La comodidad que brinda firmar electrónicamente no tiene comparación. Ahorrar en tiempo y dinero es un gran beneficio para ti como para tus clientes y usuarios, quienes estarán contentos por la rapidez y efectividad del trámite, evitando desplazamientos innecesarios y pérdidas de tiempo productivo.

Aumento de productividad y competitividad con la firma electrónica

Gracias a todos los beneficios mencionados que brinda la firma electrónica, sobretodo en cuanto agilidad y eficacia empresarial, tu empresa podrá identificar un aumento de productividad al poder dedicar tiempo útil a otras actividades profesionales para alcanzar en menos tiempo resultados positivos. Esta misma eficacia, fomenta la efectividad de trámites lo que aporta valor y competitividad a tu negocio dentro de su sector de desarrollo.

¿Cuál es el riesgo de la firma electrónica?

Si tomas la decisión de implementar la firma electrónica para realizar los trámites de tu empresa, asegúrate de asesorarte correctamente ya que el riesgo se encuentra en una mala implementación de la misma, que afecta la privacidad de los datos del firmante y su empresa. Sin embargo, las ventajas que trae a tu negocio son importantes, así que apuesta por el tipo de firma digital que te brinde más seguridad y confianza para comienzar a identificar sus beneficios. 

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Tags: productividad, mejora de la productividad, time tracking software

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