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5 razones por las que necesitas un control horario

Publicado el 10 agosto 2018

El control horario de los empleados resuelve una gran cantidad de problemas que ni siquiera sabrá que tienen o no saben que se remontan al seguimiento del tiempo de los empleados. Tenemos cinco muy buenas razones por las que debes invertir en un sistema de control horario o control de tiempo para empleados.

5 razones por las que necesitas un control horarioPrograma de eficiencia

¿Es el control del tiempo de su empleado una hoja de papel y un bolígrafo que los empleados entregan cada semana? O tal vez les pidas que lo ingresen en una hoja de cálculo, en el que apuntan sus entradas y salidas para el trabajo y para los descansos. Es posible que tenga un sistema de tarjeta perforada de la vieja escuela donde usted o que sus empleados de nómina calculen manualmente la hora.

¿Sus empleados informan su tiempo con precisión y honestidad? ¿Lo estás calculando con precisión e igualdad? ¿Tiene la capacidad de convertir los datos de tiempo del empleado en informes que puede usar para detectar problemas o tomar decisiones comerciales? 

5 razones por las que necesitas un control horario

 

El control horario de los empleados ahorra tiempo y dinero

El uso de un reloj de tiempo del empleado puede ayudarlo a ahorrar tiempo y dinero reduciendo el trabajo que lleva calcular las horas de los empleados.

La recopilación de datos y los cálculos están automatizados. Deje que las computadoras hagan el trabajo en lugar de usted, una calculadora y una hoja de cálculo. Incluso algunos sistemas de reloj de tiempo del empleado pueden eliminar datos ingresados manualmente en un programa.

Se eliminó el error humano al calcular las horas de los empleados. Calcular el tiempo, particularmente cuando se trata de minutos y descansos, es difícil. Es fácil cometer un error, lo que luego lleva a un trabajo futuro para rectificar el error en los salarios de los empleados posteriores (si el error se detecta).

Reducir el fraude Se elimina el fraude de los empleados (sí, sucede), ya sea que se deba a que los empleados ingresan cuando no están en el trabajo, o cuando les piden a sus amigos que los atrapen si llegan tarde. Cuando trabajo ofrece, por ejemplo, limitaciones de GPS sobre dónde deben estar los empleados para poder ingresar. No pueden marcar desde su apartamento mientras están en la cama, por ejemplo, pero tienen que estar en su negocio.

Cambia la carga. Un reloj de tiempo del empleado pone fin a la persecución de los empleados para obtener sus hojas de tiempo de ellos. De alguna manera, la carga de mantener el control del tiempo se coloca en el empleado individual a quien se le pagará por el tiempo. Por esa razón, cuanto más automatizado e indoloro sea el reloj de su empleado, mejor. No desea aumentar la carga de trabajo de los empleados y hacer que pierdan el tiempo en línea para un reloj de golpe o que calculen sus horas. Cambie la carga, pero reduzca la carga mientras lo hace.

Dependiendo del sistema que use, también podría ahorrar en el costo de artículos consumibles como tarjetas y formularios.

 

El control horario de los trabajadores es justo

Los empleados vigilan el reloj y el uno al otro. Están mirando para ver que las cosas se hacen de manera justa. El uso de un reloj de tiempo del empleado puede ayudar con algunos de los problemas más comunes que los empleados podrían considerar injustos.

Eliminar el elemento humano. Suena craso decir que eliminar el elemento humano del cálculo de la nómina es algo bueno, pero lo es. Un reloj de tiempo del empleado no tiene sentimientos particulares sobre diferentes empleados; calcula el tiempo, el período. Se requiere este nivel de indiferencia e imparcialidad, particularmente en el ámbito de mantener el enfoque de nómina legal. Ningún empleado puede acusar a la computadora de incorrección o favoritismo.

Un sentido de justicia. Un reloj de tiempo tranquiliza a otros empleados que ven compañeros de trabajo con problemas de ausencia. Saben que no recibirán los mismos salarios que ellos, incluso cuando no están dedicando tanto tiempo. Eso es útil para la moral (de lo que hablaremos a continuación).

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El control horario de los empleados alerta sobre problemas de asistencia

El uso de un reloj de tiempo de empleado le brinda acceso rápido a información e informes que le muestran problemas de asistencia antes de que se alejen de usted, como tardanzas repetidas, ausencias sistemáticas (por ejemplo, siempre "enfermo" los viernes), y así sucesivamente.

El Departamento de Trabajo de EE. UU. Estimó (en 2015) que alrededor del tres por ciento de la fuerza de trabajo está ausente en un día determinado. Las ausencias de los empleados cuestan a los empleadores alrededor del 21% de la nómina. Los problemas de asistencia son importantes porque:

Las interrupciones cuestan dinero. Considere que estar ausente interrumpe los proyectos en los que los empleados están trabajando. Volver después de una ausencia es como volver a arrancar el motor; el tiempo se pierde en un "modo de inicio" cuando los empleados deben estar en un "modo de trabajo". La pérdida de productividad es costosa.

Los gastos de mano de obra temporal se suman. Los costos de mano de obra temporal para reemplazar a los empleados ausentes se suman al gasto, tanto en salarios reales como en el tiempo necesario para capacitar a esos empleados temporales.

La moral del empleado puede recibir un golpe. Cuando el ausentismo es común, la moral del empleado puede verse afectada. Ver ausencias habituales en los mismos empleados puede crear sentimientos de resentimiento en otros empleados, de quienes se espera que recojan el trabajo adicional para cubrir a los trabajadores desaparecidos.

El software de reloj que puede generar informes hace que sea más fácil detectar algunos de estos problemas y, en primer lugar, no trata de buscarlos.

 

El control del tiempo del empleado muestra los costos de mano de obra en tiempo real

El tiempo de seguimiento utilizando papel o métodos manuales crea una verdadera molestia cuando quiere saber cuánto le está costando su trabajo. La naturaleza humana es evitar las molestias, por lo que resulta tentador omitir la búsqueda de datos de tiempo de los empleados para evitar la molestia.

Saber dónde ocurren los costos de mano de obra relacionados con el tiempo puede proporcionarle información valiosa para usar para tomar decisiones sobre los cambios. Los relojes de tiempo del empleado pueden mostrarle:

Qué empleados o puestos ocupan más tiempo. Dependiendo de cómo estructure el reloj de tiempo de su empleado, puede ver los detalles variados sobre qué área de trabajo le está costando más a su negocio.

Donde los costos de tiempo extra se están incrementando. ¿Sabe qué empleados y sectores de su empresa están utilizando la mayor cantidad de horas extras para hacer su trabajo? Ese tipo de información puede ayudarlo a tomar decisiones sobre la necesidad de contratar a más empleados o tratar con un empleado que es menos productivo de lo que debería ser.

Cómo su tiempo de trabajo y costos se comparan con los estándares de la industria. Cuando es fácil obtener datos, también es más fácil usarlos para realizar comparaciones para las que quizás no haya tenido tiempo en el pasado.

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Conciliación en lo que es su nómina, en función del tiempo / producción. ¿Su producción es baja pero el tiempo de su empleado todavía parece alto? Eso es un problema, y es uno que solo encontrará si profundiza en los datos de tiempo de los empleados.

Datos para hacer mejores estimaciones. ¿Estás haciendo "cálculos aproximados" a tiempo para establecer los precios? Dependiendo de su negocio, es posible que necesite ver exactamente cuánto tiempo lleva realizar el trabajo. ¿Los empleados tienen que sacar tiempo extra para terminar? ¿Presupuesta eso en el precio del proyecto o producto?

El control horario del empleado permite mantener la nómina precisa

Hemos hablado acerca de cómo usar un reloj de tiempo de empleado puede ayudar a ahorrar dinero al automatizar todo el proceso de recolección de tiempo, pero eso juega en la precisión de nómina. Los costos de absentismo a menudo se ocultan en la nómina, y un reloj de tiempo del empleado puede tener un impacto positivo en ese problema de varias maneras.

Tenga en cuenta las políticas de nómina. Según el sistema de reloj horario del empleado que utilice, puede conectar sus políticas y reducir el error humano. Cosas como tiempo libre remunerado, vacaciones y otras formas de ausencia que tienen una política de nómina asociada se calculan automáticamente sin que las manos humanas tengan que hurgar en los registros pasados y mantener las pestañas.

Integrar con un sistema de depósito directo. Un reloj de tiempo automatizado se integra bien en un sistema automatizado de nómina de depósito directo. Las reducciones de costos de papel consumible, procesamiento, impresión y distribución se suman a lo largo del tiempo.

Cuando se trata de nómina, el uso de la automatización puede reducir los costos de procesamiento en un 80 por ciento. Mucho de eso es simplemente reduciendo el error y el trabajo manual. Además, a medida que las leyes se vuelven más complejas con respecto a la nómina de empleados, la automatización tiene aún más sentido.

Por ley, los registros de tiempo de los empleados deben mantenerse y deben ser precisos. Incluso un sistema automatizado puede averiarse; si el reloj de su empleado funciona mal o un empleado se olvida de ingresar, usted está legalmente obligado a pagar al empleado por su tiempo y registrar ese tiempo con precisión, sin importar lo que sea necesario para determinar el tiempo. Sin embargo, si usa un sistema manual de seguimiento de tiempo, se encuentra en esa situación todo el tiempo.

El momento adecuado para pasar al uso de un reloj de tiempo del empleado, especialmente un sistema automatizado, es cuando usted, el empleador, ya no puede ver y comprender de un vistazo qué empleados están trabajando cuándo y por cuánto tiempo.

Si quieres saber cómo implantar un control horario en tu organización, echa un vistazo a este artículo.

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Tags: control horario, horas productivas, horario flexible, sistema control horario, control horario empleados, horarios flexibles

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