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Las 5 mejores herramientas para gestionar proyectos

Publicado el 24 enero 2018

A la hora de gestionar proyectos a nivel empresarial es muy importante conocer toda la información relativa a tiempos, tareas y costes que suponen. Veamos 5 herramientas que pueden ayudarte a resolver esta problemática.

Independientemente de la naturaleza de tu negocio o el tamaño de la misma, si gestionas proyectos necesitas de ese compañero que te hace la vida más fácil, esa herramienta que analiza los tiempos y dedicación a las tareas que realizas y que te permite optimizar la rentabilidad de los mismos. Una herramienta de gestión de proyectos te ayuda a organizar todos los proyectos que tengas listados en tu organización y ver los miembros del equipo que están dedicando horas de trabajo a ellos. 

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El mercado de herramientas para gestionar proyectos ofrece una variedad de oferta de software muy amplia, tanto si tu organización es una startup que está empezando a crecer o una multinacional con más de 5.000 personas. Por eso mismo, no se trata de utilizar la herramienta más actual o que más funcionalidades tiene sino la que mejor se adapta a tu negocio o necesidades.

A continuación, te presentamos las que para nosotros son las mejores herramientas para gestionar proyectos a lo largo de este 2018.

1. Harvest

Esta herramienta permite gestionar las horas que facturas a tus proyectos de manera sencilla. Segun ellos, ya se está usando en más de 100 países y a través de una interfaz que cuesta comprender la primera vez, es posible obtener la información relativa a los costes y facturación de proyectos.

Harvest también cuenta con diferentes módulos para elaborar presupuestos y facturas con pocos clics de ratón, siendo un complemente interesante sobre su base de actuación principal.

Como pega, al igual que la mayoría de software de gestión de proyectos, se puede comentar que los tiempos dependen totalmente de la percepción del usuario, siendo poco objetivos y fácilmente manipulables. Pero como decimos, salvo WorkProject, que veremos a continuación, la gran mayoría de herramientas depende de la intervención humana para este tipo de reportes de tiempo.

 

2. WorkProject

Como decimos, WorkProject es de las pocas herramientas que asignan tiempos a proyectos de forma objetiva. La principal ventaja de WorkProject es su facilidad de uso y la cantidad de tiempo que te ahorra a la hora de reportar proyectos y tareas. Puedes ver todos los proyectos listados que haya en tu empresa y los empleados o grupos de trabajo que reportan en ellos, analizando tiempos, plazos, costes y rentabilidad de los mismos.

El análisis es muy detallado, pudiendo ver en tiempo real el detalle de las horas invertidas por día, por empleado o por grupo. Todo es bastante automático y se reducen en gran medida el tiempo de reporting manual de los empleados, acortando sus tareas más administrativas para que puedan focalizarse mejor en los procesos de valor.

Además, en cualquier momento puedes comparar los resultados actuales y compararlos con tus previsiones iniciales para analizar posibles desviaciones de horas facturables, costes y fechas de entrega.

Al ser SaaS, puedes acceder desde cualquier navegador cuando quieras para ver y revisar todos los datos recogidos por la herramienta.

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3. Trello

Esta herramienta salió al mercado en 2011 y sigue siendo considerada como una de las mejores. Con su versión para sistemás móviles de iOS y Android, permite coordinar fácilmente las tareas mediante los diferentes tableros. Quizá no es las más completa del mercado, ya que se centra sobre todo en las tareas y el reporte es manual, dependiendo de la percepción de la persona, pero su facilidad de uso la hace muy usable tanto a nivel personal como profesional.

Permite establecer plazos, adjuntar listas de tareas por tablero, clasificar a los equipos y personas, adjuntar enlaces o archivos y llevar un seguimiento del registro de actividad.

Trello cuenta con una versión basic gratuita un poco limitada aunque el gran salto se nota en sus versiones profesionales a partir de 10 y 20 euros mensuales.

 

4. Asana

Asana también nació en el año 2011 y permite crear un espacio de trabajo para todos los miembros del equipo que tu definas van a trabajar en ese proyecto. Una vez creado, puedes diferenciar las tareas que van a conformar el proyeco o espacio de trabajo, organizarlas por etiquetas, incluir fechas de entrega y también adjuntar los archivos que creas necesarios.

Lo que también destaca de Asana es su sistema de comunicación integrado que no depende de otras herramientas externas, por lo que en una misma suite tienes una herramiena sencilla de gestión de proyectos + servicio de comunicación interna para los miembros..

Si cuentas con equipos de trabajo reducidos puede ser interesante, ya que la opción más básica permite la gestión de hasta 15 personas.

 

5. Basecamp

Se dio a conocer en el año 2004 y es otro gigante para gestionar proyectos. Es una suite muy completa que abarca desde la comunicación interna hasta la gestión de todos los procesos de una organización. Se puede acceder a la plataforma tanto por el navegador como por los aplicaciones móviles de iOS y Android.

Basecamp se caracteriza, fundamentalmente, por la simplificación de los métodos de trabajo y por favorecer una circulación fluida de información entre los usuarios. La aplicación posee un dashboard en el que se ven todos nuestros programas, con calendario, acciones, etc. También es posible acceder a cada uno de los proyectos y analizar los procesos abiertos (mensajería, asignación de tareas, gestión del tiempo, ficheros compartidos entre los miembros.

 

Si te interesa el mercado de las herramientas para gestionar y mejorar el rendimiento de tus departamentos, te recomendamos el artículo 5 Softwares y herramientas para la gestión de recursos humanos.

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Tags: gestor de proyectos, 10 libros de proyectos, gestión de proyectos, Mejora de Procesos

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