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Gestión del tiempo en el trabajo: ¿Cómo mejorar?

Posted on 18 julio 2014

“Nuestro tiempo en parte nos lo roban, en parte nos lo quitan, y el que nos queda, lo perdemos sin darnos cuenta” Séneca, año 55 d.C.

¿Mala gestión del tiempo?

Mejorando la gestión del tiempo

Según datos 2013 de Federación Empresarial Metalúrgica Valenciana (Femeval):

  • Sólo un 45% de la jornada laboral en España es productiva: gestionar bien el tiempo es una habilidad que las empresas valoran cada vez más en sus trabajadores, ya que este factor mejora la productividad y la competitividad de la organización.

  • Un 35% del tiempo de cada jornada se destina a tareas necesarias pero que no aportan rentabilidad: el problema, por tanto, no es la falta de horas sino la mala gestión del tiempo que impide hacer frente a todas las tareas. El origen de esta disfunción tiene una doble vertiente, el individuo y su entorno.

  • El 20% restante de tiempo, que puede ya considerarse como directamente no productivo, implica una pérdida neta de minutos (horas en algunos casos), recursos y dinero que minan la moral individual, afectan al ambiente de trabajo y conllevan efectos negativos para toda la organización.

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Gestión del tiempo: hacer balance y poner soluciones

Partiendo de que el tiempo es un recurso limitado, es la autogestión donde se marca el rumbo que tomarán las cosas y por eso, al final de la jornada el balance puede ser:

  • Negativo: cuando no se han alcanzado los objetivos planteados aunque se tenga la sensación de no haber perdido ni un minuto.

  • O positivo: si se ha aprovechado cada momento para llevar a cabo una tarea o para descansar, en términos de calidad en ambos casos.

Una buena autogestión del tiempo positiva es vista, en el mundo laboral,  como símbolo de la gente eficaz, exitosa. 

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Si la realidad se asemeja a la primera opción, a la mala gestión como causa de origen, hay que añadir los ladrones del tiempo, que consiguen aumentar las proporciones del problema dificultando su solución.

Un time management ineficiente agravado por el mal uso de los emails, reuniones mal programadas, constantes interrupciones, llamadas y multitarea dan como resultado: estrés, tareas inacabadas, actividades pospuestas, necesidad de dedicación en horas extra, desmotivación en la plantilla, reducción de los niveles de satisfacción laboral, descenso de la competitividad y disminución también de la productividad.

Por ello, podría decirse que los principales problemas de la gestión del tiempo en las empresas proceden de:

  • Falta de consciencia.

  • Falta de objetivos.

  • “Reunionitis”.

  • Abuso o mal uso de herramientas como el correo electrónico.

  • Interrupciones excesivas.

  • Falta de planificación de citas y tareas.

  • Incapacidad de priorizar aquello que es importante de lo que es urgente.

  • Insuficiente delegación de tareas.

Sin embargo, darse cuenta de que éste es el caso, de que se cae en alguno o varios de estos errores (más comunes de lo que pudiera parecer) y que además la gestión de tiempo ineficiente se está convirtiendo en un problema generalizado no es el fin, sino el principio.

Reconocer el conflicto es el primer paso para ponerle solución. Y esta solución pasa por medir cómo trabajamos y optimizar nuestro tiempo. De esta forma es posible reconocer más fácilmente a las actividades que más valor aportan para poner todo nuestro foco y atención en ellas, renunciando a recurrir a la falta de tiempo como excusa. Solo nosotros somos dueños de nuestro tiempo, está en nuestras manos empezar a gestionarlo y dejar de intentar robarle minutos.

La gestión del tiempo en datos

Los empresarios no se dan cuenta de que la regla 80/20 (que establece que el 20% de los clientes representan el 80% de las ventas) se aplica a todas las dimensiones del negocio. Y eso incluye la gestión del tiempo, pero ¿se hace de forma correcta? Los datos afirman lo contrario:

  • El email se consulta una media de 20 veces por hora.

  • Al menos el 25% de la jornada laboral se invierte en consultar o responder emails.

  • Las reuniones improductivas se llevan más de 30 horas al mes de cada trabajador.

  • El promedio de interrupciones que una persona sufre a lo largo de su jornada laboral es de 56.

  • Los datos obtenidos por softwares de medición del rendimiento expresan que la media de trabajo en la misma aplicación de forma ininterrumpida no suele ser nunca superior a 1 minuto.

datos sobre gestión del tiempo

Esta pérdida de productividad está valorada en al menos 8.000€ / empleado al año, y eso partiendo de la consideración de que, de las 10 horas que se está en la oficina, sólo 6 ó 7 se consideran productivas.

Está claro que el tiempo es oro, y a causa de una mala gestión del tiempo, los sucesos del día a día pueden llegar a dirigir nuestra jornada laboral, apartando cualquier programación de tareas que nos ayuden a ser más productivos.  

gestión del tiempo gestión del tiempo y dinero

Entre las mejores propuestas para poner fin a esta espiral de improductividad están:

  • Reingeniería de procesos (BPR): que implementa cambios para mejorar los procesos que lo requieren tras ser detectados.

  • Creación de procedimientos: una forma de dar más eficiencia a los proceso del trabajo del conocimiento y que parte de la detección de los métodos de trabajo que mejores resultados aportan para proceder a su despliegue a toda la organización.

  • Definición de puesto de trabajo: que determina qué aplicaciones se usan más y qué tiempo se dedica a cada tarea, entre otras variables, para poder definir el mapa de productividad y diseñar el perfil óptimo para cada puesto y persona, que le ayude a lograr sus metas y ajustar desviaciones de forma fácil, transparente y realista.

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Tags: gestión del tiempo

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