Con WorkMeter no hace falta controlar a tus empleados
Hay muchas formas de controlar su plantilla pero las más comunes son el control horario y el control de uso de ciertas aplicaciones informáticas.
Para saber si los empleados cumplen con su horario laboral muchas empresas optan por comprar e instalar sistemas de control de presencia y para evitar que los empleados dediquen parte de su tiempo en tareas no relacionadas con el trabajo optan por bloquear el acceso a Internet.
Podemos plantearnos si control horario estricto o medidas de limitaciones en los accesos a la red ¿son la solución para aumentar la eficiencia y rendimiento de los empleados? Probablemente NO. El presencialismo no es una garantía de eficiencia, el no poder acceder a la red desde su PC no impedirá que algunas personas lo hagan desde sus dispositivos móviles en horario laboral. Las personas no pueden mantener un nivel de concentración del 100% durante todo el día y necesitan hacer pausas, de hecho, todos los expertos en productividad personal lo recomiendan. Finalmente, sabemos que las medidas de control suelen provocar un rechazo por parte de las personas controladas y pueden incluso llegar a influir sobre los animos o la motivación de las mismas.
Existe una solución business intelligence, WorkMeter, que permite evitar limitar el “radio de acción” de los empleados, a la vez que facilita la gestión del tiempo y mejora la productividad con total objetividad y transparencia.
¿Cómo funciona?
WorkMeter recopila automáticamente datos de la actividad, de la productividad y del uso de las aplicaciones de las personas mientras trabajan con el PC, teléfonos móviles y otros dispositivos avanzados. WorkMeter permite también, registrar información sobre la actividad y productividad off-line (reuniones, visitas comerciales etc.) y se puede integrar con otras plataformas como centralitas telefónicas, sistemas de control horario, CRM, aplicaciones ofimáticas de correo electrónico etc.
Con WorkMeter, la empresa y los empleados disponen de un cuadro de mando cuyos indicadores ayudan a aumentar la productividad individual y de los equipos, permitiendo incluir el desempeño de las personas en los KPI’s de la empresa.
¿Qué indicadores ofrece?
- INFORME DE ACTIVIDAD: Entendemos por actividad las horas reales en las que una persona está trabajando. No tiene porqué coincidir con el horario laboral puesto que a lo largo de la jornada las personas suelen y necesitan tener alguna pausa. La empresa puede definir un parámetro de actividad deseada. Los empleados pueden comparar su actividad con la actividad deseada por la organización y comprobar si están alienados con la misma. Los responsables de departamento pueden saber quien está trabajando según lo esperado, analizar los datos individualmente o por grupo y tomar medidas para identificar y corregir, por ejemplo, excesos de carga.
- INFORME DE USO DE LAS APLICACIONES INFORMÁTICAS: desglosa la proporción de tiempo dedicado trabajar en aplicaciones productivas (directamente relacionadas con el trabajo que se está desempeñando) y en las que no lo son. Es un indicador muy útil para el empleado a la hora de comprobar si realmente está focalizado en las tareas más importantes que tiene por hacer y detectar posibles “excesos” de uso de ciertas herramientas. Para los responsables de grupo este indicador permite obtener una información muy precisa acerca de cuáles son las aplicaciones más utilizadas, la proporción de tiempo dedicada a trabajar con aplicaciones productivas y no productivas y comprobar, también, si se están empleando las herramientas recomendadas para el desempeño de un trabajo.
- INFORME DE PRODUCTIVIDAD: los informes de productividad consisten en evaluar la proporción de tiempo, dedicada a actividades consideradas como productivas. El empleado puede comparar sus datos de productividad con la productividad esperada por parte de la organización o con la productividad media de su grupo y comprobar si está alineado con los objetivos estratégicos de la compañía. Si hay desviaciones, sólo tiene que consultar los informes de uso de aplicaciones para averiguar dónde puede mejorar. Los responsables de grupo pueden identificar qué personas o qué equipos están siendo menos productivos y proporcionar soluciones que ayuden a las personas en su desempeño.
- INFORME DE TMA (TIEMPO MEDIO DE ACTIVIDAD): representa el tiempo dedicado a trabajar sin interrupción en una aplicación específica y puede ser un indicador de concentración en las tareas. Para el empleado es un indicador especialmente útil que le permite ser consciente de cómo invierte y gestiona su tiempo para corregir o potenciar hábitos de trabajo.
- INFORME DE TIEMPO INVERTIDO EN PROYECTOS: este informe muestra el tiempo total y la proporción de tiempo productivo dedicado a cada proyecto. Permite tanto a empleados como a responsables de grupo comprobar si se está concentrando los esfuerzos en los proyectos prioritarios para la empresa, si está alineada la estrategia con la ejecución y controlar los tiempos empleados en el proyecto, con el fin de gestionar adecuadamente a los equipos.
¿Qué aporta?
- Elimina la necesidad de bloquear el acceso a algunas aplicaciones: Si la organización es consciente de que la gente no pueden estar trabajando sin interrupción durante todo el día sólo tiene que proporcionar las medidas de ayuda posibles para que las personas se concentren en tareas productivas mientras estén trabajando. Actividad y productividad deberían estar alineadas.
- Elimina la necesidad de controlar la presencia: La empresa, gracias a WorkMeter, puede comunicar a los empleados cuantas horas deberían estar realmente trabajando (actividad esperada). Los empleados pueden comparar sus horas de actividad con la deseada por su empresa y corregir deviaciones si las hay. Por otra parte, es fácil detectar sobrecargas de trabajo. Adicionalmente, WorkMeter ofrece un informe horario que permite comprobar si las personas trabajan más allá de lo que marca el horario laboral. Con este dato la empresa podría tomar decisiones para minimizar estos desequilibrios y, por su parte, los empleados tendrían la satisfacción de ver cómo sus esfuerzos son reconocidos.
- Con WorkMeter no sólo no necesitará controlar a sus empleados con métodos tradicionales, limitados y a menudo costosos. La inmensa mayoría de los avanzados sistemas tecnológicos son caros y depende de una infraestructura muy costosa. Además, tienen un periodo inicial de difícil configuración y una supervisión diaria de toda la información recogida. Con WorkMeter el coste es mucho más reducido y la información se obtiene de forma automática, siendo su puesta en marcha rápida y sencilla. Dispondrá de una solución completa que le ayudará a implementar procesos de mejora continua y a mejorar la productividad en su empresa.
