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Ladrones de tiempo internos y externos

Posted on 27 marzo 2013

gestiona los ladrones de tiempo con workmeter

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Ya  lo comentamos la semana pasada en nuestro post “5 consejos para que la gestión del tiempo sea más productiva” un día tiene 24 horas ni un minuto más y por mucho que, a veces, nos gustaría alargarlo no es posible. Podemos intentar alargar nuestra vida para disponer de más tiempo pero cada hora que perdamos lo estará para siempre y no se podrá recuperar.

¿Por qué entonces algunas personas parecen tener mucho más tiempo que otras siendo el tiempo el mismo para todos?

Probablemente porque saben identificar y evitar los llamados “ladrones de tiempo”. No tienen más tiempo sino que lo aprovechan mejor. Se calcula que los ladrones de tiempo pueden quitar entre un 50 e incluso un 70% de nuestras horas efectivas de trabajo. No es extraño entonces que muchas veces tengamos la sensación de no haber parado y haber conseguido bien poco.

¿Cuáles son esos ladrones de tiempo?

Cada uno debe identificar los suyos pero para ayudarles les listamos, a continuación, los más frecuentes.

Los hemos divido en dos categorías:

- Los ladrones de tiempo externos

  • Llamadas de teléfono inesperada o demasiado largas. Muchas veces el teléfono nos ayuda a ganar tiempo. Es siempre más rápido decir que escribir. No obstante no tenemos porque contestar al primer tono interrumpiendo lo que estamos haciendo. Hay que saber desconectar el teléfono cuando es necesario. La gente dejará un mensaje o volverá a llamar.
  • El email. Tenerlo siempre abierto con ventanas emergentes que nos avisan de la llegada de correos provoca distracciones innecesarias. Desconecta el avisador de mensajes nuevos así evitarás desconcentrarte. Define y concreta franjas horarias dedicadas a repasar los mails (se recomienda no hacerlo más de 3 veces al día). Puedes incluso configurar el mail para recibir los correos en franjas horarias determinadas y así evitar tentaciones de consultar tus correos fuera de las horas dedicadas a ello.
  • Las reuniones demasiado frecuentes,  demasiado largas y mal preparadas. No es lo mismo asistir a una reunión que participar. Preparar bien una reunión es fundamental para aprovecharla bien, tomar decisiones adecuadas etc… Si asistes a una reunión sin haber hecho el trabajo previo estáis perdiendo el tiempo y lo haces perder a los demás.
  • Las conversaciones e interrupciones de colegas.
  • Mala gestión de conflictos que perduran.
  • La falta de información.
  • La mala organización de los demás.
  • Los procedimientos administrativos demasiado engorrosos.

Si sabemos dónde perdemos el tiempo es más fácil controlarlo. Tenemos que aprender a decir NO, evitar que interrumpan nuestro trabajo. No se trata de “pasar de los demás” sino atenderles a su debido tiempo.

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Ahora bien, no sólo existen ladrones de tiempo externos, los ladrones de tiempo internos existen también. Son más difíciles de identificar pero es fundamental hacerlo si realmente queremos conseguir mejorar nuestra gestión del tiempo.

- Los ladrones de tiempo internos

  • La falta de planificación de la jornada. Es importante elaborar una agenda al principio de cada día y repasar al final del mismo.
  • Objetivos y prioridades confusos y cambiantes. Identifica las tareas que aportan más valor a tu trabajo priorízalas. Intenta organizar tus tareas por similitud y fíjate límites de tiempo para cada una.
  • Los hábitos multitarea. Saltar de un tema a otro no sólo resta energía sino también eficacia. No empiecen una tarea si no has acabado la anterior.
  • El perfeccionismo y el detalle excesivo.
  • La falta de orden y clasificación.
  • Dificultad para entender el cambio.
  • La falta de comprensión de la información.
  • Dificultad para decir que no.
  • La fatiga, el estrés.
  • La dificultad de tomar una decisión.

Si eliminas o controlas algunos de estos ladrones de tiempo verás rápidamente cómo mejorarás tu eficacia. Aportarás más valor a tu organización y sobre todo dispondrás de más tiempo para ti.  

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Tags: gestión del tiempo

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